採用管理システムとは？機能や選び方・導入事例を徹底解説

労働人口の減少に伴い、企業の人手不足感は年々高まっています。さらに、2025年卒の就職活動では4月末時点の内定率が60％を超えるなど、採用活動の早期化も進み、人事担当者にはこれまで以上のスピード感が求められています。

その一方で、「応募者からの連絡にすぐ対応できない」「面接の日程調整だけで半日が終わってしまう」といった“採用事務の負担”に頭を抱える担当者も少なくありません。

こうした課題を解決し、採用プロセスをスムーズに進めるための鍵となるのが「採用管理システム（ATS）」です。本記事では、採用業務を一元管理し、効率化を実現するATSについて、基礎知識から導入効果、自社に合うシステムの選び方まで、わかりやすく解説します。

参照:「2025年卒 大学生活動実態調査 (4月)」

1．採用管理システム(ATS)とは？基礎知識と市場背景

労働人口の減少や採用活動の早期化により、人事担当者の業務負担は増加しています。こうした背景から、スピーディーで質の高い採用体制を整える仕組みとしてATSの導入が急速に広がっています。

採用管理システムとは

採用管理システム(ATS:Applicant Tracking System)とは、求人募集から応募者の選考状況、面接日程、内定、入社に至るまでの「採用活動に関する全プロセスとデータ」をひとつのプラットフォーム上で一元管理するシステムです。

国内における採用管理システムの導入率は年々上昇しており、調査によると36.6%の企業がすでに導入していると報告されています。特に物流・運送業界の2024年問題や、リモートワーク普及に伴う選考プロセスのデジタル化が、この流れを加速させています。

参照:ジョブズリサーチセンター「ジョブズコミュニティーレポート 2021年7月号 ―採用管理システムの導入が進む　2018年より約6pt増加―」

採用管理システムの主な機能

ATSには、採用業務を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。代表的な機能を見ていきましょう。

【比較】エクセル管理とシステムの違い

エクセルでの管理とATSでの管理には、業務効率とリスク管理において明確な違いがあります。

項目	エクセル・メール管理	採用管理システム(ATS)
応募者の取り込み	手入力(入力ミスのリスクあり)	自動連携(転記不要)
情報の共有	ファイルが最新かわからない、共有漏れ発生	常に最新情報をチーム全員でリアルタイム共有
日程調整	メールで複数回往復し、カレンダーに手動登録	URL送付で候補者が選択、カレンダー自動連携
セキュリティ	ファイル紛失や誤送信(パスワード付きzip等)のリスク	閲覧権限設定や操作ログ管理が可能

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採用管理システムの導入には、まず自社の採用プロセス全体を見直す必要があります。母集団形成から選考、内定までの各フェーズで何が課題になっているのかを明確にすることで、システム選定の精度が高まります。

2．採用管理システム導入の3つのメリットとROI

システム導入は、単なる管理の効率化に留まりません。採用コストの削減や、優秀な人材の確保といった経営的な成果に直結します。

【メリット1】 事務作業を自動化し、工数を大幅に削減できる

最大のメリットは、膨大な事務作業からの解放です。応募者情報の転記や、面接前日のリマインドメール送信といった作業を、システムが自動で行います。

これにより、大幅な人的コストの削減が目指せます。

改善項目	導入前	導入後	削減効果
日程調整工数	月間50時間	月間5時間	90%削減
コスト換算 (時給2,000円仮定)	10万円	1万円	月9万円削減

また、空いた時間を候補者への動機付けや面接などのコア業務に充てることも可能になります。

【メリット2】対応スピードが上がり、選考離脱を防ぐ

採用活動において「スピード」は非常に重要な要素です。売り手市場においては、連絡が1日遅れるだけで候補者が他社へ流れてしまうリスクがあります。

ATSを活用すれば、応募直後の自動サンクスメール送信や、スムーズな日程調整が可能になります。

■採用スピードを加速させ、優秀な人材を逃さない

応募から面接、内定までのリードタイムを短縮することは、採用成功率を高める鍵となります。カラフルエージェント ドライバーでは、最短即日で求職者をご紹介し、面接調整や条件交渉も代行することで、スピーディーな採用を実現します。

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【メリット3】データを分析して採用戦略を最適化できる

「どの求人媒体からの応募者が定着しやすいか」「選考のどの段階で辞退が多いか」といったデータは、採用戦略を改善するための重要な資産です。

エクセル管理では集計に時間がかかるデータも、ATSならレポート機能を使って瞬時に可視化できます。採用単価や選考通過率を分析し、効果の低い媒体の予算を削減して効果の高い施策に投資するなど、データドリブンな採用活動が目指せます。

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採用活動の効果を最大化するには、KPI設定と定期的な分析が欠かせません。応募数、選考通過率、内定承諾率などの指標を追跡し、PDCAサイクルを回すことで採用の質とスピードが向上します。

3. 失敗しない採用管理システムの選び方 5つのチェックポイント

現在、数多くの採用管理システムが提供されています。ここでは、自社に最適なシステムを選ぶためポイントを解説します。

POINT1．採用ターゲット(新卒・中途・アルバイト)で選ぶ

採用ターゲットによって、必要な機能は異なります。

求める人材に合わせた機能を持つシステムを選びましょう。

POINT2．自社の規模と予算感(無料 vs 有料)

従業員数や採用予定人数に合わせて選定します。

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採用管理システムの導入費用だけでなく、採用活動全体にかかるコストを把握することも重要です。求人広告費、人材紹介手数料、採用担当者の人件費などを含めた総採用コストを可視化し、費用対効果を高める方法について、こちらの記事で詳しく解説しています。

POINT3．外部ツールと連携できるか

現場の社員が使いやすいよう、既存の業務ツールとの連携も確認が必要です。以下のようなシステムが備わっているか、事前に確認しましょう。

POINT4．現場の社員が直感的に使えるか(UI/UX)

多機能であっても、操作が難しければ現場には定着しません。特に、面接官となる現場社員がシステムを使って評価入力を行う場合、マニュアルなしでも使える分かりやすさが重要です。

POINT5．サポート体制とセキュリティ

個人情報を扱うため、セキュリティ対策は必須です。プライバシーマーク(Pマーク)やISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)などの認証を取得しているかを確認します。

また、導入時の設定サポートや運用定着までの伴走支援があるかも選定のポイントです。

4. 【目的・タイプ別】おすすめ採用管理システム比較

ここからは、目的に合わせた代表的な採用管理システムを紹介します。

システム名	主な強み・特徴	料金タイプ	向いている企業タイプ
HRMOS採用	データ分析・可視化	要問い合わせ	中途採用強化 / 中堅〜大企業
ジョブカン採用管理	コスパ・導入実績	有料(無料枠あり)	全規模 / 初めての導入
i-web	大手ナビサイト連携	要問い合わせ	新卒大量採用 / 大企業
sonar ATS	フロー図による可視化	有料	新卒・中途統合 / 複雑なフロー
Airワーク 採用管理	リクルート媒体連携	無料	コスト重視 / 小規模・店舗
engage	求人検索エンジン連携	無料	コスト重視 / 急募
HERP Hire	スクラム採用・現場連携	有料	IT・Web系 / エンジニア採用

以下で詳しくみていきましょう。

総合力・中途採用に強い定番システム

中途採用を中心に、新卒やアルバイトまで幅広く管理したい企業に適しています。

HRMOS(ハーモス)採用

画像：「HRMOS(ハーモス)採用」公式サイトより引用

株式会社ビズリーチが提供する、データ活用に強みを持つシステムです。採用から入社後の活躍までを見据えた一元管理が可能で、直感的なUIはマニュアル不要で使えると定評があります。

【POINT】

• ビズリーチ等のスカウト媒体とシームレスに連携可能
• 採用データの分析レポート機能が充実しており、課題を可視化
• 日程調整や評価入力の自動化により、面接官の負担を軽減

ジョブカン採用管理

画像：「ジョブカン採用管理」公式サイトより引用

シリーズ累計導入実績25万社以上を誇る、バックオフィスの定番ツールです。シンプルで必要十分な機能を備えつつ、稟議の通りやすい低価格帯で提供されており、コストパフォーマンスに優れています。

【POINT】

• 求人媒体からの応募者自動取り込みやIndeed連携に対応
• Googleカレンダー連携で日程調整をスムーズに完結
• 月額8,500円から利用でき、無料プラン(登録数制限あり)も用意

■システム導入だけでなく、採用そのものをプロに任せる選択肢も

採用業務の一部またはすべてを外部に委託するRPO(採用代行)もおすすめです。カラフルエージェントでは、即戦力となるドライバー人材を最短即日紹介可能です。採用担当者様の業務負担を大幅に軽減します。

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新卒採用に特化したシステム

大量の応募者を効率的に管理し、学生とのコミュニケーションを円滑にしたい企業に適しています。

i-web(アイウェブ)

画像：「i-web(アイウェブ)」公式サイトより引用

新卒採用向けATSで長年トップシェアを誇るシステムです。リクナビやキャリタス就活などの大手就職情報サイトとリアルタイムで連動しており、エントリー情報を漏れなく一元管理できる点が最大の強みです。

【POINT】

• 大手ナビサイトのエントリーデータを自動で集約・管理
• マイページ機能が充実しており、学生ごとのきめ細かいフォローが可能
• 適性検査やエントリーシートの評価管理機能も標準搭載

sonar ATS(ソナーエーティーエス)

画像：「sonar ATS(ソナーエーティーエス)」公式サイトより引用

「採用の解像度を上げる」をコンセプトに、複雑になりがちな選考プロセスをフローチャート形式で可視化できるツールです。新卒・中途を統合管理でき、自動化機能によって事務作業を大幅に削減します。

【POINT】

• 選考フローをドラッグ&ドロップで直感的に設計・変更可能
• メールやLINEの自動送信設定が柔軟で、抜け漏れを防止
• 応募経路別の歩留まり分析など、改善に役立つ機能が豊富

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新卒採用では、母集団形成から内定者フォローまで、各段階で緻密な戦略が求められます。こちらの記事では、採用計画の立て方、効果的な説明会の運営、学生とのコミュニケーション手法など、新卒採用を成功させるための実践的なノウハウについて解説しています。

コスト重視・小規模向け(無料プランあり)

まずはコストをかけずにシステム化したい、採用人数が少ないという企業に適しています。

Airワーク 採用管理

画像：「Airワーク 採用管理」公式サイトより引用

リクルートが提供する完全無料の採用管理ツールです。最短5分で自社の採用ホームページを作成でき、作成した求人は自動でIndeedに掲載されるため、集客から応募管理までを0円で完結できます。

【POINT】

• 初期費用・月額費用ともに完全無料で利用可能
• 作成した求人はIndeedやGoogleしごと検索へ自動連携
• シンプルな管理画面で、応募者対応のステータスを一目で把握

engage(エンゲージ)

画像：「engage(エンゲージ)」公式サイトより引用

エン・ジャパンが提供する、国内No.1の利用企業数を誇る採用支援ツールです。採用サイト作成、求人掲載、応募者管理に加え、スカウトメール送信機能まで無料で利用できる点が大きな特徴です。

【POINT】

• 求人掲載数に制限がなく、複数の職種を同時に募集可能
• Indeed、LINEキャリアなど複数の求人検索エンジンと連携
• 「エン転職」会員へのスカウト機能で攻めの採用が可能

■コストを抑えながら、質の高い人材を確保する方法

限られた予算の中で採用活動を進めるには、無料ツールの活用に加えて、成果報酬型の人材紹介サービスもおすすめです。カラフルエージェント ドライバーでは、初期費用・月額費用は一切不要の完全成果報酬型で、採用リスクを最小限に抑えられます。

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エンジニア・スクラム採用特化型

開発現場などの現場社員を巻き込み、リファラル採用やダイレクトリクルーティングを積極的に推進したい企業に適しています。

HERP Hire(ハープ・ハイアー)

画像：「HERP Hire」公式サイトより引用

株式会社HERPが提供する、「スクラム採用」の実現に特化したATSです。現場社員が日常的に使うチャットツールとの連携が強力で、採用活動への参加ハードルを極限まで下げる設計がなされています。

【POINT】

• SlackやChatworkと深く連携し、現場社員がスムーズに選考・評価に参加可能
• 20以上の求人媒体からの応募情報を自動で取り込み一元管理
• 社員紹介（リファラル）やタレントプール管理など、攻めの採用機能が充実

5．【事例】システム導入で採用はどう変わる？具体的な成功企業

実際にATSを導入すると、現場の課題はどのように解消されるのでしょうか。ここでは、採用効率を大きく高めた企業の成功事例を紹介します。

ケース1：株式会社UPSIDER（応募数増とスクラム採用）

採用管理システムを導入し、複数の求人媒体からの応募情報を自動連携させることで、管理工数を削減しました。また、普段から会社で利用していたチャットツール（Slack）と連携することで、現場社員が日常業務の中で候補者確認や評価を行えるフローを構築しました。

参照:HERP Hire 導入事例「応募数10倍＆年間50名採用。急拡大組織の成長痛に立ち向かうUPSIDERのHERP活用事例」

ケース2：株式会社ビジョン・コンサルティング（選考スピードの短縮）

採用管理システムを活用し、候補者のステータスや、対応が必要なタスクをダッシュボード上で一元管理するようにしました。ボトルネックとなっていた工程を特定・改善したことで、応募から内定までのリードタイムを約10分の1に短縮することに成功したそうです。

参照:HRMOS採用「工数を3割以上削減し、学生との対話や学生に寄り添った採用を実現できた」

ケース3：株式会社Skillnote（事務工数の大幅削減）

採用管理システムを導入し、候補者との日程調整やメール送信をシステム上で自動化・テンプレート化しました。これにより、採用に関する事務工数を約90%削減することに成功したといいます。

参照:PERSONA「ATS乗り換え成功事例｜事務工数90％削減と意思決定の質向上」

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内定を出した後のフォローは、内定承諾率を左右する重要なプロセスです。内定者の不安を解消し、入社への期待を高めるための具体的な施策や、内定辞退を防ぐためのコミュニケーション方法について、こちらの記事で詳しく紹介しています。

6．採用管理システムのよくある質問(Q&A)

採用管理システムを導入する際、よく寄せられる質問を集めました。

Q. 導入にはどれくらい費用がかかりますか?

A．システムによって異なります。

無料のクラウド型サービスから、初期費用がかかる大規模向けシステムまで様々です。有料版の場合、月額数万円程度から利用できるものが一般的です。

Q. ITに詳しくない社員でも使えますか?

A．直感的な操作性を重視しているATSを選びましょう。

導入前に運用担当者や面接官向けの説明会を実施したり、サポートの手厚いベンダーを選んだりすることで、スムーズに定着させることが可能です。

Q. セキュリティ面は大丈夫ですか?

A．多くの有料ATSでは、高度なセキュリティ対策が講じられています。

通信の暗号化(SSL)、IPアドレス制限、閲覧権限の詳細設定など、セキュリティシステムを整えているATSを選びましょう。検討時には、ISO27001(ISMS)などの第三者認証を取得しているかも確認することを推奨します。

■採用のお悩みを、まずは専門家に相談してみませんか

採用管理に関するお悩みは、業界に精通した専門家に相談することで解決の糸口が見つかることもあります。カラフルエージェント ドライバーでは、採用活動全般に関するご相談も承っております。どんな小さなことでも構いませんので、お気軽にお問い合わせください。

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7．自社に最適なシステムで採用DXを推進しよう

採用管理システムは、単なるデータ管理ツールから、企業の採用活動を支える重要な基盤へと進化しています。事務作業を自動化し、データに基づいた戦略的な採用活動を行うことは、人材獲得競争を勝ち抜くために不可欠です。

自社の採用プロセスに合ったシステムを見極めることで、採用の質とスピードは大きく向上します。まずは自社の採用課題と予算を整理し、気になったシステムの資料請求や無料トライアルで、実際の使い心地を試してみることから始めてみてはいかがでしょうか。