運送会社の労働条件通知書作成ポイント｜法改正にも対応

2024年4月からの労働条件通知書の法改正では、就業場所・業務変更範囲の明示や無期転換に関する記載など、新たな要件が加わりました。

上記に加えて、運送業界の労働環境は一般企業とは異なる部分もあり、労働条件通知書で意識すべきポイントも変わります。

本記事では、運送会社の人事労務担当者向けに、労働条件通知書の法改正ポイントから、業界特有の記載事項や実務での運用方法まで、具体的に解説していきます。

1．運送会社における労働条件通知書の重要性

運送業界では、労働時間管理や賃金体系が一般企業とは大きく異なります。

ここでは、なぜ運送会社において労働条件通知書が特に重要なのかを、3つの観点から解説します。

労働条件通知書の必要性①法的根拠と企業の義務

労働基準法第15条により、雇用主は労働契約の締結に際し、労働条件を明示する義務があると定められています。

特に運送業においては、労働時間や賃金体系が複雑であることから、書面による明確な労働条件の提示が不可欠です。

義務に違反した場合、30万円以下の罰金が科される可能性があり、さらに労使間のトラブルに発展するリスクも高まります。

運送業界特有の変形労働時間制や時間外労働の取り扱いについても、明確な記載が求められるため、業界の特性を理解した上での作成が必要となります。

労働条件通知書の必要性②内定者が安心して働くため

労働条件通知書は、新たに入社する従業員が安心して働き始めるために重要です。

運送業では、勤務時間や運転ルート、休憩場所など、一般的な職種とは異なる労働条件が多く存在します。

特に初めて運送業界で働く従業員にとって、これらの条件を事前に明確に理解することは、スムーズな業務開始につながります。

また、給与体系や手当の計算方法など、収入に関わる重要な情報も含まれているため、従業員の将来設計にも大きく影響を与える書類となっています。

労働条件通知書の必要性③労務トラブル予防

労働条件通知書の作成は、労務トラブルを未然に防ぐ重要な役割も果たします。

運送業界では、長時間労働や深夜勤務、時間外労働などが発生しやすく、これらに関する労使間の認識の齟齬が労務トラブルの原因となることがあります。

労働条件通知書に明確な記載があれば、労働条件に関する誤解を防ぎ、将来的なトラブルを予防することができます。

また、労働条件の変更時にも、変更内容を書面で明示することで、従業員との合意形成をスムーズに進めることができます。

労働条件通知書の必要性④労働条件通知書発行のタイミング

新規雇用のタイミング

労働条件通知書は、労働契約締結時に発行する必要があります。

運送業界では、正社員採用に加えて、契約社員やアルバイトドライバーなど、多様な雇用形態があるため、それぞれの雇用形態に応じた適切な労働条件を明示することが重要です。

特に運送業では、配送ルートや担当エリアによって労働条件が異なることも多いため、具体的な就業場所や業務内容についても明確に記載する必要があります。

労働条件が変わるタイミング

労働条件に変更が生じた場合、速やかに新しい労働条件通知書を発行する必要があります。

運送業では、配送ルートの変更や新規顧客の獲得に伴う業務内容の変更、賃金体系の見直しなどが発生することがありますが、これらの変更を書面で明示することで、従業員との間で認識の齟齬が生じることを防ぎます。

また、定期的な昇給や手当の変更など、予定された労働条件の変更についても、適切なタイミングでの通知が求められます。

2．【労働条件通知書】2024年4月からの法改正対応ポイント

2024年4月から労働条件通知書の記載事項が変更となり、より詳細な情報の明示が求められるようになりました。

この章では、改正のポイントと実務における対応方法を解説します。

就業場所・業務変更範囲の明示方法

就業場所および業務内容の変更範囲について、より具体的な明示が求められるようになりました。

運送業では、配送エリアの変更や新規ルートの追加など、就業場所が変動することが一般的です。

そのため、通常の勤務エリアに加えて、配送ルートの変更可能範囲や、緊急時の応援出動エリアなども含めて明示する必要があります。

また、業務内容についても、通常の運転業務に加えて、荷役作業や車両点検などの付随業務の範囲も明確に示すことが重要です。

これにより、将来的な業務変更に関するトラブルを防ぐことができます。

更新上限の記載における実務的な注意点

有期雇用契約を締結する場合、契約更新の上限回数や期間について明確な記載が必要となります。

運送業界では、繁忙期対応や特定プロジェクト用の有期契約ドライバーを雇用することがありますが、このような場合も更新上限を明確に示す必要があります。

特に、業務の繁閑に応じて契約期間を設定する場合は、更新の判断基準や上限回数を具体的に記載することで、雇止めに関するトラブルを防ぐことができます。

また、無期転換ルールとの関係も考慮し、5年を超える雇用を想定する場合は、その旨を明示することが望ましいです。

無期転換に関する新規記載事項の対応方法

2024年4月からは、有期労働契約の無期転換に関する記載事項が追加されました。

具体的には、無期転換申込権が発生する更新タイミングと、無期転換後の労働条件を明示する必要があります。

運送業では、季節繁忙対応や特定プロジェクト用の有期契約ドライバーが多いため、これらの従業員に対して無期転換の機会を適切に提供することが重要です。

無期転換後の労働条件については、給与体系や勤務時間、職務内容など、できるだけ具体的に記載することで、従業員の将来的なキャリアプランを支援することができます。

参考：令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます

3．【運送会社特有の労働条件通知書】記載事項と作成ポイント

運送会社特有の労働条件について、適切な記載方法と注意点を解説します。

運転業務における労働時間管理の通知

運転業務における労働時間管理は、安全運転と直結する重要な要素です。

労働条件通知書には、運転時間や拘束時間の上限、休憩時間の取得方法など、運転者の労働時間に関する詳細な規定を記載する必要があります。

特に改善基準告示に基づく拘束時間の制限や休息期間の確保について、具体的な数値と共に明示することが重要です。

また、点呼や車両点検など、運転以外の業務時間の取り扱いについても、明確に記載することで、労働時間管理の適正化につながります。

変形労働時間制を採用する場合の記載方法

運送業では、業務の繁閑に対応するため、変形労働時間制を採用することが一般的です。

この場合、労働条件通知書には、対象期間、各日・各週の所定労働時間、始業・終業時刻の変更範囲などを具体的に記載する必要があります。

特に1年単位の変形労働時間制を採用する場合は、対象期間における労働日数や総労働時間、特定期間における週の労働時間の上限なども明示しなければなりません。

また、休日の振替や代休の取得方法についても、明確なルールを記載することが重要です。

歩合給制度を導入している場合の通知ポイント

運送業界では、業績に応じた歩合給制度を採用することが多く見られます。

この場合、労働条件通知書には、基本給と歩合給の計算方法、支給条件、支払時期などを詳細に記載する必要があります。

特に、運送距離や配送件数に応じた歩合給の計算方法については、具体的な単価や計算式を示すことで、従業員の理解を促進し、賃金に関するトラブルを防ぐことができます。

また、最低賃金との関係や時間外手当の計算方法についても、明確に記載することが重要です。

4．実務に役立つ！労働条件通知書の作成手順

効率的かつ正確な労働条件通知書作成のための具体的な手順と注意点を解説します。

基本テンプレートのカスタマイズ方法

厚生労働省が提供する労働条件通知書のテンプレートをベースに、運送業界特有の項目を追加・修正することが効率的です。

特に運転業務特有の労働時間管理や給与体系について、自社の実情に合わせてカスタマイズする必要があります。

また、2024年4月の法改正で追加された記載事項についても、テンプレートに反映する必要があります。

カスタマイズの際は、法定の記載事項が漏れなく含まれているか、表現が明確で分かりやすいかなどを確認することが重要です。

社内規程を組み込むポイント

労働条件通知書の内容は、就業規則や給与規程などの社内規程と整合性を持たせる必要があります。

特に運送業では、運転者の労働時間や安全管理に関する独自の規程が存在することが多いため、これらの規程との整合性を慎重に確認する必要があります。

また、無期転換ルールや育児・介護休業に関する規程についても、最新の法改正に対応した内容となっているか確認が必要です。

社内規程の改定時には、労働条件通知書の内容も併せて見直すことが望ましいです。

労働条件通知書の通知方法の選択

労働条件の明示方法として、従来の書面交付に加えて、電子的な方法も認められています。

ただし、電子的な方法を採用する場合は、労働者の承諾を得ることや、出力して書面を作成できる状態にすることなど、一定の要件を満たす必要があります。

運送業では、ドライバーが社内システムにアクセスしづらい環境にあることも考慮し、明示方法を選択することが重要です。

また、労働条件変更時の通知方法についても、確実に伝達できる方法を選択する必要があります。

5．運送会社向け｜労働条件通知書に記載すべき内容

2024年4月の法改正を踏まえ、運送会社における労働条件通知書に記載すべき内容を詳しく解説します。

絶対的明示事項

契約期間と更新の有無と基準

労働契約の期間について、有期契約の場合は契約期間と更新の可能性、更新基準を明確に記載する必要があります。特に、2024年4月からは更新上限の有無とその内容についても明示が必要となりました。

また、無期転換ルールに関する情報として、無期転換申込権が発生するタイミングについても記載が必要です。

就業場所

運送業における就業場所の記載には、車両の出発地点となる営業所や物流センターの所在地に加えて、配送エリアや立ち寄り可能な場所なども含める必要があります。

2024年4月からは就業場所の変更範囲についても明示が必要となり、通常の配送エリアに加えて、繁忙期の応援出動可能エリアや、災害時の緊急配送エリアなどについても記載することが求められます。

業務の内容

運転業務の具体的な内容として、使用する車両の種類、配送する貨物の種類、付随する業務（積み下ろし作業、車両点検など）について詳細に記載します。

また、2024年4月からは業務変更の範囲についても明示が必要となり、配送ルートの変更可能範囲や、繁忙期における業務内容の変更可能範囲なども含める必要があります。

始業・終業の時刻、休憩時間

運送業では、始業・終業時刻が固定的でないケースも多いため、基本となる勤務時間帯に加えて、変更可能な時間帯の範囲も記載する必要があります。

また、改善基準告示に基づく連続運転時間の制限や休憩時間の確保について、具体的な取得方法や場所とともに明示することが重要です。

変形労働時間制を採用している場合は、その旨と具体的な運用方法についても記載が必要です。

休日

運送業では、荷主の営業日に合わせた勤務シフトを組むことが多いため、法定休日の指定や、週休二日制の実施方法について明確に記載する必要があります。

また、祝日勤務や週末勤務の取り扱い、代休の付与方法についても具体的に示すことが重要です。年間カレンダーによる休日設定を行っている場合は、その旨と確認方法についても記載します。

休暇

年次有給休暇の付与日数や取得方法に加えて、業界特有の休暇制度（運行手当や深夜勤務手当など）についても記載が必要です。

また、育児・介護休業法に基づく各種休暇制度や、病気休暇、特別休暇などについても、取得要件や手続方法を明確に示すことが重要です。

給料の決定方法

基本給の決定方法に加えて、運送業特有の各種手当（運行手当、深夜勤務手当、時間外手当など）の計算方法と支給条件を明確に記載します。

歩合給制度を採用している場合は、その計算方法と最低賃金との関係性についても具体的に示す必要があります。また、賞与や退職金がある場合は、その支給条件や計算方法についても記載します。

相対的明示事項

会社が定めている場合に記載が必要な事項についても、運送業の特性を考慮した丁寧な記載が求められます。

退職金制度、賞与、安全衛生管理体制、教育訓練制度などについて、具体的な内容を記載することで、従業員の理解を促進し、長期的な定着につながります。

特に安全運転教育や事故防止に関する研修制度については、詳細な記載が望ましいです。

6．【労働条件通知書】想定されるトラブルと予防・対応策

労働条件通知書に関連して発生しうるトラブルとその対策について解説します。

記載漏れ・誤りを防ぐチェックリスト

労働条件通知書の作成時には、法定の記載事項や運送業特有の項目について、漏れがないかを確認する必要があります。

特に2024年4月からの新規記載事項については、更新時に見落としがちなため、注意が必要です。

また、給与計算の基準となる労働時間や手当の記載については、実務との整合性を慎重に確認することが重要です。労働基準監督署による調査時にも指摘されやすい項目であるため、定期的なチェックが推奨されます。

労働条件変更時の適切な対応方法

労働条件を変更する場合は、変更内容と理由を明確に示し、従業員の同意を得る必要があります。特に不利益変更となる場合は、十分な説明と協議を行うことが重要です。

また、変更後の労働条件通知書を速やかに交付し、従業員の確認印や署名を得ることで、後々のトラブルを防止することができます。

運送業では、配送ルートの変更や新規顧客の獲得に伴う労働条件の変更が頻繁に発生するため、変更手続きの標準化が重要です。

監督署の調査対応のポイント

労働基準監督署の調査では、労働条件通知書の記載内容と実態の整合性が重点的にチェックされます。

特に運送業では、労働時間管理や割増賃金の計算方法について、詳細な確認が行われることが多いです。

調査に備えて、労働条件通知書と関連する社内規程、賃金台帳、勤務シフト表などの書類を整理し、説明できる状態に保管しておくことが重要です。

また、法改正への対応状況についても、適切に説明できるよう準備が必要です。

7．適切な労働条件通知書の活用で従業員との信頼関係を築く

労働条件通知書は、単なる法的要件を満たすための書類ではありません。

特に運送業界では、複雑な労働時間管理や多様な給与体系を明確に示し、従業員との信頼関係を構築する重要なツールとなります。

2024年4月からの法改正を機に、自社の労働条件通知書を見直し、コンプライアンスの確保と従業員満足度の向上につなげていきましょう。