運送業では燃料費や高速道路料金など多岐にわたる経費が発生し、移動中のドライバーからの申請・承認には大きな課題があります。
経費精算システムの導入は、ドライバーの負担軽減と管理部門の効率化を同時に実現する鍵となります。
本記事では、運送業に最適な経費精算システムの選び方と、導入による業務効率化の方法を徹底解説します。
- 運送業特有の経費精算課題と、それを解決するシステムの選定ポイント
- ドライバーの業務効率化と管理部門の負担軽減を両立させる具体的方法
- 企業規模別・機能別におすすめの経費精算システム15選とその特徴
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1．運送業における経費精算の課題とは
運送業界では、経費精算業務が他業種に比べて複雑かつ煩雑な傾向にあります。ドライバーは燃料費、高速道路料金、駐車場代、日当、宿泊費など多岐にわたる経費を日々発生させ、これらを適切に記録・申請・精算する必要があります。
遠隔地に常にいるドライバーからの申請と管理部門による承認プロセスには大きな断絶があり、紙の領収書やレシートが紛失するリスクも高くなっています。
運送業特有の経費精算の複雑さ（燃料費、高速道路料金、駐車場代、日当、宿泊費など）
運送業の経費精算では、他業種にはない独特の複雑さが存在します。
例えば、燃料費の管理では車両ごとの燃費管理や価格変動の記録が必要となり、高速道路料金は走行ルートや時間帯によって料金が異なるため、正確な把握が困難です。
また、長距離輸送では複数日に及ぶ出張となり、宿泊費や日当も発生します。駐車場代も場所や時間によって金額が変わるため、統一的な管理が難しくなっています。
一般的な企業とは異なり、運送業では燃料や高速道路料金が経費の大部分を占めており、その管理が収益に直結するため、より高精度な経費把握と分析が求められます。
さらに、ドライバーごとの走行距離や荷物の重量によっても発生する経費が異なるため、個人ごとの経費傾向の分析も重要となっています。
遠隔地にいるドライバーからの申請・承認の難しさ
運送業の最大の課題は、ドライバーが常に移動し、遠隔地に分散しているという点です。
従来の紙ベースの経費申請では、ドライバーが事務所に戻って初めて申請書を提出できるため、リアルタイム性に欠け、申請から承認、精算までに大幅な遅延が生じていました。
また、長距離ドライバーは数日から数週間にわたって事務所に戻らないケースもあり、その間に発生した経費の申請が滞りがちになります。
営業所や支店が全国に点在する場合は、各拠点間での書類の受け渡しにも時間がかかり、承認プロセス全体が停滞してしまいます。
紙ベースの経費精算による非効率と管理コスト増大
従来の紙ベースでの経費精算は、運送業界において大きな非効率と管理コストの増大を招いています。
紙ベースの経費精算によるデメリット
- ドライバーは走行中に受け取った領収書やレシートを紛失するリスクが高く、保管や整理にも手間がかかる
- 経理部門では大量の紙の申請書や領収書を物理的に保管するためのスペースが必要になる
- 書類の検索や確認に膨大な時間を要する
- 手書きの申請書や領収書の読み取りミスによる転記エラーも頻発し、その修正作業に余分な工数がかかる
- 紙の書類は劣化や損傷のリスクもあり、長期保存が難しいため、過去の経費データの分析や税務調査への対応も困難になる
こうした非効率な業務プロセスにより、本来の業務であるはずの輸送や配送に集中できず、業務効率や顧客サービスの低下にもつながっています。
多数の領収書・レシート管理における電子帳簿保存法対応の必要性
運送業界では、日々大量の領収書やレシートが発生するため、これらを適切に管理し、法的要件を満たすことが重要な課題となっています。
特に2022年に施行された改正電子帳簿保存法への対応は急務であり、紙の領収書をそのまま保管する方法から、電子データとして保存する方法への移行が求められています。
運送業の場合、全国各地で発生する多種多様な経費の証憑を統一的に管理する必要があり、これを紙ベースで行うことは極めて困難です。
また、電子帳簿保存法では、電子取引データの保存やタイムスタンプの付与、検索機能の実装など、特定の技術要件も定められているため、専門的な知識やシステムがなければ対応が難しくなっています。
さらに、インボイス制度への対応も必要となり、取引先の適格請求書発行事業者番号の管理や、適格請求書の保存も求められるようになりました。
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2．経費精算システムとは？運送業に導入するメリット
経費精算システムとは、従業員の経費申請から承認、会計処理までの一連の流れをデジタル化・自動化するソリューションです。
特に運送業では、ドライバーが移動中に発生させる多様な経費を効率的に管理する必要があるため、このようなシステムの導入メリットは極めて大きいといえます。
クラウド型とオンプレミス型の選択肢がありますが、近年ではテレワーク対応や柔軟な拡張性からクラウド型が主流となっています。
ドライバーの業務効率化を実現
経費精算システムの導入により、運送ドライバーの業務効率は飛躍的に向上します。これらのメリットにより、ドライバーは本来の業務である安全運転と配送に集中できるようになり、業務品質の向上にもつながります。
経費精算システムの導入によるメリット
- スマートフォンで即時に領収書の写真を撮影してアップロードするだけで申請できる
- 移動中や休憩時間に数タップで完了するため、事務作業の負担が大幅に軽減される
- 高速道路料金については、ETCカードとの連携により自動的にデータが取り込まれ、手入力の手間が省ける
- 長距離運転で複数日にわたる出張の場合も、移動中に随時申請できるため、まとめて処理する煩雑さから解放される
- 法人カードの導入と連携により、ドライバーの立替払いをなくし、金銭的負担を軽減できる
管理部門の作業負担も大幅削減
経費精算システムの導入は、運送会社の管理部門にとっても大きなメリットをもたらします。
- システム上で電子化された証憑と申請内容を確認できるため、承認作業が迅速化する
- 承認ワークフローがデジタル化されることで、承認者の不在や書類の紛失による処理の遅延が解消される
- 承認済みデータの会計システムへの自動連携により、経理担当者による手動入力作業が不要となり、人的ミスも減少する
- システムによる自動チェック機能により不正や誤りを事前に防止できるため、コンプライアンス強化にも貢献する
上記のメリットにより、管理部門の担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に時間を割くことができるようになります。
また、ペーパーレス化によって書類の保管スペースや管理コストも削減でき、オフィス環境の改善にもつながります。
運送コストの可視化と分析が可能に
経費精算システムの導入により、運送業における様々なコストが可視化され、精緻な分析が可能になります。
燃料費や高速道路料金などの経費データを車両別、ドライバー別、ルート別に集計・分析することで、コスト構造の把握と最適化が進みます。
例えば、特定ルートでの燃料消費量や高速道路料金の推移を分析することで、最も経済的な配送ルートの策定や燃費の良い車両への入れ替え判断の材料となります。
また、ドライバーごとの経費申請パターンを分析することで、コスト意識の高いドライバーの運転技術や経路選択のノウハウを他のドライバーにも展開できます。
さらに、季節や時間帯による経費変動も把握できるため、配送計画の最適化にも役立ちます。
これらのデータに基づく経営判断により、限られた利益率の中で競争力を維持・向上させることが可能になります。
特に燃料費高騰や人件費上昇などの外部環境変化に対して、迅速かつ効果的な対応策を打ち出すための貴重な情報源となります。
3．運送業に最適な経費精算システムの選び方
運送業の特性に合った経費精算システムを選ぶことは、導入効果を最大化するために極めて重要です。
システム選びでは、自社の配送エリア、車両台数、ドライバー数、既存システムとの連携性など、業務フローの特性を十分に考慮する必要があります。
また、初期費用だけでなく月額費用や追加オプション費用も含めた総所有コストを計算し、投資対効果を検討することが大切です。
ドライバーの使いやすさを重視する
運送業における経費精算システム選びでは、最前線で使用するドライバーの使いやすさを最優先で考慮すべきです。
直感的で操作が簡単なスマホアプリは、IT知識が少ないドライバーでもすぐに使いこなせるため、導入時の抵抗感を低減できます。
- 画面設計はシンプルで、ボタンが大きく、少ないタップ数で操作が完了する仕様
- 通信環境が不安定になることも考慮し、オフライン対応が可能なアプリを選ぶ
- 圏外でも申請データを一時保存し、通信環境が回復した際に自動送信される機能
- 写真アップロード機能では、暗い環境でも鮮明に撮影できる機能や、複数領収書の一括撮影・登録が可能な機能
日々の業務に忙しいドライバーにとって、操作性がストレスフリーであることは継続的な活用の鍵となるため、導入前にはドライバー代表に実際に操作してもらうユーザーテストを実施することをお勧めします。
運送業特有の機能を確認する
運送業に最適な経費精算システムを選ぶ際は、業界特有のニーズに対応した機能があるかどうかを細かくチェックすることが重要です。
●燃料費管理機能の確認ポイント
- 給油量・単価・走行距離のデータをもとに燃費を自動計算
- 車両ごとの効率比較機能
- 給油パターンの分析機能
●連携機能で確認すべき項目
- ETCカードとの連携（高速道路料金の自動取り込み）
- 法人カードとの連携（燃料費データの自動取り込み）
- 乗換案内サービスとの連携（移動経路・距離の自動計算）
●分析機能のチェックポイント
- 車両別・ドライバー別の経費分析機能
- コスト管理の細分化機能
- 無駄の発見に役立つレポート機能
長距離輸送の多い企業では、日当や宿泊費の自動計算機能も便利です。出発地から目的地までの距離や宿泊日数に応じて、社内規定に基づいた金額を自動計算できれば、申請・承認の両面で効率化が図れます。
加えて、荷主や案件ごとの経費振り分け機能があれば、顧客別の収益性分析にも活用できます。
これらの機能が標準搭載されているか、あるいはオプション対応可能かを事前に確認し、自社の運送業務の特性に最も適したシステムを選びましょう。
拠点間連携と承認フローの柔軟性
運送会社では、多くの場合、複数の営業所や物流センターが点在しており、それぞれの拠点でドライバーや管理者が異なる役割を担っています。
そのため、経費精算システムには拠点間の連携がスムーズに行える機能と、組織構造に合わせた柔軟な承認フローの設定が不可欠です。
●拠点間連携に必要な機能
- 拠点ごとの権限設定機能
- 各営業所の管理者が自拠点のドライバー申請のみを承認できる仕組み
- 全社・拠点別のデータ集計・分析機能
●承認フローのカスタマイズ要件
- 金額に応じた承認者の自動切り替え
- 経費種別による条件分岐設定
- 部門やプロジェクトごとの承認ルート設定
●緊急時対応のための機能
- 管理者不在時の代理承認機能
- 緊急時の承認ルートバイパス機能
- 承認状況の可視化とアラート機能
特に運送業では突発的な対応が求められることも多いため、柔軟な承認フロー設定がビジネスの俊敏性を保つ鍵となります。
加えて、社内規定の反映しやすさも確認ポイントです。運送会社特有の日当規定や燃料費精算ルールを容易にシステムに反映できれば、運用開始後の調整も最小限で済みます。
会計システムとの連携を確認
運送業の経費精算プロセスを完全に効率化するためには、既存の会計システムとのシームレスな連携が極めて重要です。
データの二重入力を避け、全体のワークフローを円滑にするためにも、自社で使用している会計ソフトとの互換性を事前に確認しましょう。
●会計システム連携の重要ポイント
- API連携によるリアルタイムデータ自動連携の有無
- 標準形式（CSV等）でのデータエクスポート・インポート対応
- 既存会計ソフトとの互換性検証
●経理処理効率化に必要な機能
- 運送業特有の勘定科目への自動割り当て機能
- 仕訳データの自動生成機能
- バッチ処理による一括データ連携機能
●支払い処理の効率化機能
- ファームバンキング（FB）データの自動作成機能
- ドライバーへの立替金払い戻し処理の自動化
- 支払い状況の可視化・管理機能
さらに、近年重要性が増している電子帳簿保存法への対応状況も必ず確認しましょう。特に領収書や請求書のデータ保存方法や検索機能、タイムスタンプの自動付与など、法的要件を満たす機能が実装されているかどうかがポイントです。
理想的には、日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けているシステムを選ぶことで、法令遵守に関する安心感を得られます。
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4．運送業におすすめの経費精算システム15選
運送業の特性やニーズを考慮した経費精算システムを選ぶには、各システムの機能や料金体系を比較することが重要です。
ここでは、運送業特有の課題解決に役立つ機能を持つシステムを規模別・特徴別に紹介します。
導入を検討する際は、初期費用、月額費用、サポート体制、カスタマイズ性などを総合的に評価し、自社に最適なシステムを選びましょう。
中小運送会社向けおすすめ5選
中小規模の運送会社が経費精算システムを選ぶ際は、初期投資やランニングコストを抑えつつ、必要十分な機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。
ジョブカン経費精算
画像：ジョブカン経費精算
| 基本情報 | クラウド型経費精算システム（株式会社DONUTS提供） |
| 料金プラン | ・1ユーザー400円～ ・最低利用料金：5,000円 ・初期費用・サポート費用：無料 |
| 割引特典 | ・ジョブカンワークフローとの併用：100円/ユーザー割引 ・他ジョブカンシリーズとの併用：50円/ユーザー割引 |
| 無料トライアル | 30日間 |
「ジョブカン経費精算」は、特に中小規模の企業向けに最適化された経費精算システムです。
月額400円/ユーザーという低コストで、交通費明細や仕訳・FBデータの自動作成に対応しており、同シリーズの勤怠管理システムとの連携も可能です。
導入のハードルが低く、ジョブカンシリーズの他の製品と連携することで、さらなる業務効率化が可能です。
MOT経費精算
画像：MOT経費精算
| 基本情報 | クラウド型経費精算システム（株式会社バルテック提供） |
| 料金プラン | ・20IDまで月額3,980円 ・1ユーザーあたり約199円～ ・初期費用：20IDまで無料、21ID以上は要問合せ |
| 主な特徴 | ・インストール不要、導入は最短1日 ・機能追加時のアップデート無料 ・スマホブラウザ対応 |
| 無料トライアル | なし（情報なし） |
「MOT経費精算」は、特に中小企業や個人事業主向けに最適化された経費精算システムで、リーズナブルな価格ながら必要十分な機能を提供しています。
「駅すぱあと」連携や定期区間自動控除など、交通費精算に特化した機能が充実している点が特徴です。月額3,980円（20ユーザーまで）の固定料金で利用でき、案件ごとの経費精算や予算管理機能が充実しています。
rakumoケイヒ
画像：rakumoケイヒ
| 交通費精算 | ・NAVITIME連携による経路・運賃自動表示 ・定期区間自動控除機能 ・スケジューラーから交通費自動計算 |
| 申請・承認 | ・スマホブラウザ対応 ・ワークフロー機能 ・差し戻し時のコメント機能 |
| 経理業務効率化 | ・CSV形式での会計システム連携 ・カスタマイズ可能な勘定科目設定 ・自社フォーマットに合わせた出力設定 |
| 法令対応 | ・電子帳簿保存法対応（オプション） ・領収書のタイムスタンプ自動付与 ・インボイス制度対応 |
| 連携サービス | ・rakumoカレンダー ・rakumoワークフロー ・Google Workspace |
「rakumoケイヒ」は、特にGoogle Workspaceとの連携に強みがある企業向けの経費精算システムで、スケジューラーとの連携機能が充実している点が特徴です。
交通費精算に関する機能が豊富で、定期区間控除や経路検索機能により経費申請の正確性と効率を高めることができます
チムスピ経費
画像：チムスピ経費
| 基本情報 | 勤怠管理や工数管理と連携できるクラウド型経費精算システム（株式会社チームスピリット提供） |
| 料金プラン | ・1ユーザーあたり月額300円〜 ・50ライセンス以上の場合：月額15,000円〜 ・パッケージプランあり（複数製品利用でお得） |
| 主な特徴 | ・チムスピシリーズとの連携 ・レポート・ダッシュボード機能標準搭載 ・海外税区分や外貨精算対応 |
| 導入実績 | 1,800社以上（2023年8月時点） |
「チムスピ経費」は月額300円/ユーザーからと低コストながら、経費精算だけでなく勤怠管理や工数管理も一体型で利用できるため、バックオフィス業務全体の効率化が図れます。
単体でも低コストで利用できますが、チームスピリットシリーズの他製品と組み合わせることで、さらに効率的な運用が可能になります。
ビズトラ
画像：ビズトラ
| 基本情報 | 完全無料で利用できるクラウド型経費精算システム（株式会社AIトラベル提供） |
| 料金プラン | ・基本利用料：無料 ・ユーザー数：無制限 ・広告非表示オプション：月額8,000円（税別） |
| 主な特徴 | ・シンプル設計の使いやすいインターフェース ・ユーザー数無制限 ・出張手配サービス「AI Travel」との連携 |
| サポート | 無料サービスのため、技術サポートなし |
「ビズトラ」は完全無料で利用できる経費精算システムで、初期投資ゼロでペーパーレス化を進めたい企業におすすめです。
これらのシステムは、シンプルな操作性と必要十分な機能のバランスが取れており、IT専任スタッフがいない中小運送会社でも導入・運用がしやすい設計となっています。
特にExcelでの経費管理から脱却したい中小企業や、経費精算システムを初めて導入する企業に適しています。ユーザー数に制限がなく完全無料で利用できることが最大の特徴です。
画像：ビズトラ
中堅・大手運送会社向けおすすめ5選
中堅・大手規模の運送会社には、多数のドライバーや車両を管理でき、複雑な承認フローにも対応可能な高機能システムが適しています。
以下に紹介するシステムは、カスタマイズ性が高く、大量データ処理にも対応しているため、多拠点展開や複雑な組織構造を持つ中堅・大手運送会社に最適です。
Concur Expense
| 基本情報 | 世界標準の経費精算・経費管理クラウドシステム（株式会社コンカー提供） |
| 料金プラン | ・中小企業向けStandardプラン：月額50,000円～ ・中堅・大企業向けProfessionalプラン：要問合せ ・初期費用：0円 |
| 主な特徴 | ・国内経費精算市場10年連続シェアNo.1 ・世界9,300万人以上のユーザー ・電子帳簿保存法とインボイス制度に対応 |
| 導入実績 | 世界44,000社以上、日本国内1,620社以上（中堅・大手企業中心） |
「Concur Expense」は外部サービスとの連携に強みがあり、法人クレジットカードやETCカード、スマホ決済アプリなど多様な連携オプションで経費処理を自動化します。
中小企業向けのStandardプランと大企業向けのProfessionalプランがあり、企業規模に合わせた選択が可能です。
国内では1,620社以上の導入実績があり、21か国語以上の言語対応などグローバル対応も充実しています。特に多国籍にビジネス展開している企業や、外部連携の充実した環境を求める企業に適しています
楽楽精算
画像：楽楽精算
| 基本情報 | 業務効率化で作業時間削減（自動仕訳、振込データ生成、会計ソフト連携など） • リモートワークの実現（スマートフォンやPCから場所を問わず経費精算が可能） • 電子帳簿保存法・インボイス対応 • コミュニケーションストレスの削減 • 内部統制の強化 |
| 料金プラン | 1〜50ユーザーまでは月額3万円、その後50ユーザーごとに料金プラン変動 • 数百名規模の企業：月額5万円～10万円程度 • 1,000名を超える企業：月額15万円程度 |
| 主な機能 | 交通系ICカード取り込み機能（ICカードをリーダーにかざすだけで経路と運賃を読み込み） • 領収書読み取り機能、規定違反チェック、自動仕訳 • 法人向けクレジットカード・プリペイドカードの利用明細自動取込 • 管理画面や承認申請フローの自由設定 • レイアウト・入力方式の自由編集 • 自動仕訳機能（申請時に選択する項目の裏側に勘定科目を紐づけておくことで精算完了と同時に仕訳も完了） • 日本語と英語の切り替え表示 |
| サポート体制 | 導入初期は貴社の経理業務をよく理解した”専任”のスタッフが、電話やメールで丁寧にサポート • 導入後の企業様へのアンケートではサポート満足度94%を達成 |
「楽楽精算」は国内累計導入社数トップクラスで、JIIMA認証の電子帳簿保存法対応システムとして信頼性が高く、豊富な入力支援機能とチェック機能を備えています。
導入によるメリットとしては、業務効率化で作業時間削減、リモートワークの実現、電子帳簿保存法・インボイス対応、コミュニケーションストレスの削減、内部統制の強化 It-trendなどが挙げられます。
Spendia
画像：Spendia
| 基本情報 | TIS株式会社が提供するクラウド型経費精算システム |
| 料金プラン | 月額利用料は18万円から • 1ユーザーあたり月額600円～ • オプション機能： - 電子帳簿保存法対応：月額50,000円～ - コーポレートカード明細取込：月額50,000円～ - 領収書OCR・費目自動判定：月額100円/ユーザー - 交通系ICカード明細スマホ取込：月額100円/ユーザー |
| 主な機能 | 領収書OCR自動読み取り・費目自動判定 • 交通系ICカード明細スマホ取込 • コーポレートカード連携 • AIチャットボットを活用した対話型入力機能 • 日当等自動計算 • QRコード承認機能 • 複数支払方法（手形含む）での一括精算 • 源泉徴収税額自動計算 • 経路検索連携・定期区間金額控除 • 電子帳簿保存法対応機能 |
| 特徴 | スマートフォンでの完全操作（スマートフォンファースト） • 生体認証（顔・指紋）機能によるログイン • 柔軟なカスタマイズ性（ドラッグ＆ドロップでの直感的な画面作成・項目定義・ワークフローメンテナンス） • 企業独自の業務プロセスやルールを設定ベースで反映可能 • 多言語・多通貨対応 • システムインテグレーションを得意とするTISのナレッジと技術力による周辺システムとの柔軟な連携 |
「Spendia」は大企業の複雑な要件にも対応できる高い柔軟性が特徴で、承認フローをドラッグ&ドロップで細かく設定可能、人事システムとのAPI連携により異動時のデータ更新も自動化できます。
スマホ前提の設計による優れた操作性と、領収書OCR・生体認証・カード連携機能で精算時間とストレスを軽減。ドラッグ＆ドロップで直感的にカスタマイズでき、企業独自のワークフローを柔軟に実現します。
WiMS/SaaS経費精算システム
| 基本情報 | 株式会社ソリューション・アンド・テクノロジーが提供するクラウド型経費精算システム |
| 料金プラン | 契約は100名から可能（登録人数に制限なし） • 詳細な料金プランについては公式サイトに記載なし • 要件をヒアリングし個別見積りとなる |
| 主な機能 | 交通系ICカード、コーポレートカード、領収書OCRなどからのデータ読取り • 大規模組織での多段階承認や申請内容による条件分岐など柔軟なワークフロー機能 • 申請内容、所属部署、役職などによる様々な条件の承認ルート設定 • 出張条件や役職による日当・宿泊費の自動算出 • 経路検索による交通費の自動算出 • 経費精算規程の自動チェック機能 • 会計システムに合わせた仕訳データの自動作成 • インボイス制度対応（事業者登録番号の読み取り、適格請求書発行事業者の確認機能） • 電子帳簿保存法対応 |
| 特徴 | 会計業務に不慣れな一般社員でも使いやすいインターフェース • 摘要項目を選択し明細を入力するだけで勘定科目を意識せず自動的に仕訳が作成される • グループ会社を跨いだ取引の入力が可能 • 各企業の規程に合わせた柔軟な条件設定 • スマートフォン対応（テレワークや外出先での申請・承認が可能） • 会計システム「SuperStream」のファミリー製品として高い親和性 |
「WiMS/SaaS経費精算システム」はグループ会社をまたいだ承認や会社間取引に強く、複数拠点を持つ大手運送会社に適しています。
ICカード・領収書OCRからのデータ読取りで手入力を削減し、経費申請を効率化。多様な承認ルート設定と経費規程の自動チェックで内部統制を強化。
スマホ対応でテレワーク時も申請・承認がスムーズ。会計システム連携により二重入力や転記ミスがなくなり、銀行振込への変更で現金管理の負担も軽減されます。
MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼
| 基本情報 | パナソニック ネットソリューションズ株式会社が提供する経費精算システム |
| 料金プラン | 初期費用＋基本利用料＋オプションなどの料金設定 • 最低契約数は50ユーザー、追加ユーザー単位も50ユーザー • 契約期間は年単位または月単位 • 詳細は個別見積もりが必要 |
| 主な機能 | 乗換案内連携 • 交通系ICカード連携 • 定期区間の自動控除 • 日当/宿泊費自動計算 • 交際費精算 |
| 特徴 | 複雑な条件分岐にも対応できる高機能なワークフロー機能 • スマートフォン対応によりどこからでも利用可能 • 立替経費の精算だけでなく、請求書の支払処理や振替伝票を用いた仕訳の修正にも対応 • 会計データの出力パターンを3パターンから選択可能 • 経費精算以外にも稟議決裁、就業管理を含めた「三大ワークフロー」に対応 • 経費申請から支払処理までを一元管理 • 申請書の項目名やレイアウトを自由にカスタマイズ可能 • 多彩な会計システムとの標準連携 • 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の電子帳簿保存法対応認証を取得 |
「MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼」は高機能なワークフローエンジンを搭載し、申請内容に応じて承認者を動的に変化させるなど、大手企業の複雑な決裁規定にも柔軟に対応します。
システムが金額計算や記入漏れを自動的にチェックするので差戻しが減少します。承認された申請書から仕訳データやFBデータを自動生成するため、入力作業が不要になります。
スマートフォンに対応しているので外出先からも申請・承認ができ、複雑な条件分岐に対応した承認フローにより内部統制を強化できます。
特徴別おすすめ5選
運送業の特有ニーズに対応した特徴を持つ経費精算システムを機能別に紹介します。これらの特徴的なシステムから、自社の最重要課題に対応したものを選ぶことで、導入効果を最大化できるでしょう。
マネーフォワード クラウド経費
| 基本情報 | 株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型経費精算システム |
| 料金プラン | 初期費用：0円 • 月額料金：企業規模に応じた3つのプラン • スモールビジネスプラン（1〜30名）：基本料金＋1名あたり500円（6名以上） • ビジネスプラン（31〜100名）：要問い合わせ • エンタープライズプラン（101名以上）：要問い合わせ • オプション機能：電子帳簿保存法対応、オペレーター入力、日当機能、コーポレートカード連携、API利用など • 2025年6月に料金体系の一部改定を予定 |
| 主な機能 | OCRによる領収書・レシートの自動入力 • スマホアプリでの申請・承認 • 交通系ICカードリーダーによる履歴読取・自動取込 • 経路検索・交通費自動計算 • クレジットカード・電子マネー連携（利用明細の自動取得） • 各種申請から承認、仕訳、振込までの一元管理 • 電子帳簿保存法対応 • 支払依頼機能 • 日当機能 |
| 特徴 | 手入力を徹底的に廃止して経費業務に費やす時間を大幅削減 • モバイルOS(Android、iOS)やモバイルブラウザへの対応 • 通信の暗号化やシングルサインオンなどのセキュリティ対応 • 代理入力機能 • チャット・メールサポート • 英語対応 • 外貨対応 • マネーフォワード クラウド会計など他のマネーフォワードサービスとの連携 • 振込APIによるワンクリック振込依頼機能 |
まず、モバイル対応に優れたシステムとして「マネーフォワード クラウド経費」があります。
直感的なスマホアプリ操作性と、外出先でのレシート撮影・アップロード機能が充実しており、移動が多いドライバーの利便性を重視する企業に適しています。
従業員の立替負担も解消され、燃料費の適切な勘定科目管理と内部統制の強化にも貢献します。
運送業では経費精算の件数が多く、特に燃料費の管理が煩雑です。マネーフォワード クラウド経費導入により、車の走行距離からガソリン代を自動算出し、排気量に応じた単価設定も可能になります。
バクラク経費精算
画像：バクラク経費精算
| 基本情報 | 株式会社LayerXが提供するクラウド型経費精算システム |
| 料金プラン | 初期費用：0円 • 月額費用：20,000円～ • オプション：セキュリティオプションなど |
| 主な機能 | 領収書の一括アップロードと高速AI-OCR自動読取・データ化 • 領収書の使いまわし自動判定 • クリックだけで完結する交通経路検索（過去の履歴利用） • スマホアプリでの申請・承認 • Slackとの連携（承認通知・承認操作） • タイムスタンプ付与による原本保存不要化 • 内訳ルール設定（勘定科目と税区分に紐づく必須項目設定） • 申請ミス・不正申請防止機能 • 法人向けクレジットカードの利用明細自動取込 • 会計ソフト連携用の仕訳データ出力 • 給与ソフト連携用の従業員ごと精算データ出力 • 支払用のFBデータ出力 • インボイス番号の有効性確認 |
| 特徴 | 高速なAI-OCR処理（複数枚の領収書も数秒で処理） • シンプルで使いやすい操作画面設計（100社以上のユーザーインタビューに基づく） • 申請内容に応じた必要項目の柔軟な変更 • 金額や入力項目に応じた承認経路分岐 • 代理申請と代理承認が可能 • 経費精算と稟議の紐づけが可能 • バクラクシリーズ製品（請求書・申請・ビジネスカード・電子帳簿保存）との連携 • freee会計との連携 |
AI-OCR精度の高さでは「バクラク経費精算」が突出しており、最大100枚の領収書をまとめて自動で読み取る機能を持ち、手書きレシートも高精度で認識できるため、大量の領収書処理が必要な企業に最適です。
運送業では燃料費や高頻度な経費精算の申請処理が負担となっていますが、バクラク経費精算のAI-OCRにより、ドライバーは移動中でもスマホで領収書を瞬時にアップロードでき、自動データ化されます。
走行距離に応じた燃料費精算も設定可能で、外出先での申請・承認がリアルタイムに完結。Slackとの連携で承認漏れを防止し、稟議から支払いまでの内部統制構築により、拠点間の経費管理も一元化できます。
ビズバンスJTB経費精算
画像：ビズバンスJTB経費精算
| 基本情報 | 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ(JTB-CWT)が提供する経費精算システム |
| 料金プラン | 公開情報なし（要問い合わせ） |
| 主な機能 | 経費精算機能（交通費、出張旅費、交際費など） • 出張手配機能（新幹線、航空券、ホテル、レンタカー等） • 法人一括請求による立替精算不要化 • AI-OCR領収書読取機能 • 法人カード・交通系ICカード連携 • 会計システム連携（API/CSV） • 電子帳簿保存法対応（JIIMA認証取得済み） • インボイス制度対応 • 文書保管BOX機能 • 不正経費自動検知機能（Stena Expense連携） • 勘定科目・税区分の自動仕訳 • 乗換案内（定期区間の自動控除対応） |
| 特徴 | JTBならではの出張管理と経費精算の一元化 • 出張データと精算データの連携による不正防止 • 法人向け割引チケット購入によるコスト削減 • 企業ごとの経費規程・出張旅費規定に合わせた柔軟な設定変更 • 必要に応じたアドオン開発が可能 • 複雑な承認フローや社内規定にも対応 • 経費データ連携プラットフォーム「ビズバンスJTB経費データ連携」との連携 • 25社以上の経費精算システムとのデータ連携実績 |
ETCカード連携に強いシステムとしては「ビズバンスJTB経費精算」が挙げられ、JTBグループならではの出張手配機能と連携し、高速道路料金の自動取り込みや分析が可能です。
運送業では2024年の労働時間規制と燃料費高騰が大きな課題となっていますが、ビズバンスJTB経費精算はJTBならではの出張と経費の一元管理で解決策を提供します。
運行データと経費を連携させ、ドライバーの燃料費申請やルート最適化による経費削減を実現。法人一括請求によりドライバーの立替負担を解消し、AI-OCRで領収書処理を自動化。
複数拠点の経費をリアルタイムで管理でき、働き方改革に対応した適正な労務管理を支援します。
ハーモス経費
画像：ハーモス経費
| 基本情報 | イージーソフト株式会社が製造・開発元/販売元となっている経費精算システム |
| 料金プラン | 月額費用：29,000円～ • 初期費用：0円 • 無料トライアル：あり |
| 主な機能 | 交通費精算（経路や交通費の自動計算） • 経費申請・精算 • 出張申請・精算（日当・宿泊費の自動入力） • 支払依頼（請求書処理） • 汎用ワークフロー • 請求書発行 • クレジットカード連携 • AI-OCR領収書読取 • 自動仕訳 • 会計システム連携 • 電子帳簿保存法対応 • インボイス制度対応 • スマートフォンアプリ対応 • 規定違反チェック • 送金システム連携 |
| 特徴 | 法令対応・経理業務を熟知した専任担当による手厚いサポート • シンプルで使いやすい操作画面 • 基本プランで利用できる標準機能が豊富 • IT導入補助金対象 |
会計ソフト連携が充実したシステムでは「ハーモス経費」が60種以上の会計ソフトへの仕訳データ出力・連携実績を持ち、経理業務の効率化を重視する企業に適しています。
ハーモス経費管理システムは、運送業特有の複雑な経費管理を簡素化します。走行距離や燃料消費の自動追跡、ドライバー別経費分析、車両メンテナンス費用の最適化により、業務効率が向上し、コスト削減と法令遵守が実現できます。リアルタイムの可視化機能で迅速な意思決定が可能になります。
TOKIUM経費精算
画像：TOKIUM経費精算
| 基本情報 | 株式会社TOKIUMが提供するクラウド型経費精算システム |
| 料金プラン | 初期費用＋基本料金＋領収書件数による従量制 • ビジネスプラン：月額10,000円〜 • エンタープライズプラン：月額100,000円〜 • 詳細は公式サイトに要問い合わせ |
| 主な機能 | 領収書のスマホ撮影による自動データ化（オペレーター入力代行方式） • 交通系ICカード連携（Suica・PASMO等）と乗換案内内蔵 • 法人カード・クレジットカード明細連携 • 電子帳簿保存法・インボイス制度完全対応 • 多段階申請・承認ワークフロー • 会計システム連携（36種類以上の実績） • 領収書原本の回収・保管・廃棄代行（10年間の保管） |
| 特徴 | オペレーターによる入力代行で99.9%以上の高精度データ化 • スマホアプリ対応で外出先からの申請が可能 • 定期区間自動控除機能搭載 • 約90種類の外貨対応 • 違反申請の自動拒否機能・アラート機能 • 電子帳簿保存法JIIMA認証取得済み • 24時間365日の対応・20分〜1営業日の処理時間 |
電子帳簿保存法対応に特化したシステムとしては「TOKIUM経費精算」が挙げられ、領収書の代理入力サービスや保管・廃棄代行も含めた総合的なソリューションを提供しています。
導入メリットは、スマホ撮影と専用ポスト投函だけの2ステップ運用により、経費精算業務を完全ペーパーレス化します。
オペレーター入力代行で高精度なデータ化を実現し、交通系ICカードやクレジットカード連携で手入力作業を大幅削減。経理担当者の業務負担を軽減しながら、電子帳簿保存法・インボイス制度にも完全対応します。
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5．経費精算システム導入の成功事例
運送業界における経費精算システム導入の実例を見ることで、自社への導入イメージがより具体的になります。
実際に経費精算システムを導入した運送会社では、どのような課題があり、どのようにして解決したのか、また導入によってどんな効果が得られたのかを紹介します。これらの事例は、システム選定や導入準備の参考になるでしょう。
導入前の課題と解決策
新栄船舶株式会社では、以前は紙の申請書と領収書を使用した経費精算を行っており、書類のチェックや経理システムへの入力作業に多くの時間を費やしていました。
特に月末は給与計算と経費精算処理が重なるため、経理担当者の業務負荷が高くなっていました。また、従業員は領収書を紛失するリスクもあり、経費精算に関する様々な課題を抱えていました。
これらの課題を解決するために導入されたのが、クラウド型の経費精算システム「楽楽精算」です。導入後は、従業員がスマートフォンで領収書を撮影してその場で申請できるようになりました。
また、経理担当者はシステム上でチェックや承認が可能となり、従来の紙の申請書を使った煩雑な作業から解放されました。
株式会社ロジクエストでは、以前はFAXでの依頼書受け取りや紙の日報での報告、そして経費精算においては受け取った領収書を糊付けして各支店の担当を経由して本部で確認するといったアナログな方法を採用していました。
また、同社の現場では紙での経費申請を行っていたため、どれだけ忙しくても必ず会社に来て、しかも日中の配送業務時間帯を避けて行う必要があり、結果として余計な残業が発生する事態が起こっていました。
これらの課題を解決するために、「TOKIUM経費精算」を導入し、年間2万枚の領収書処理の効率化と法改正への対応を実現しました。従業員はスマートフォンで領収書を撮影するだけで申請が可能となり、経費精算にかかる手間と時間が大幅に削減されました。
参考：楽楽精算｜交通費・経費精算システムによる内部統制強化事例・TOKIUM経費精算｜ロジクエスト 運送会社、年間2万枚の領収書入力をゼロに。RECEIPT POST 経費精算システムの活用。
導入後に実現した効果
経費精算システムの導入により、運送会社では様々な効果が表れています。
新栄船舶株式会社では、経費精算システム導入後、経理業務の効率化が実現し、経費精算処理時間が大幅に削減されました。
具体的には、申請から承認までの期間が従来の1週間から3日に短縮され、月末の経理担当者の残業時間も削減されました。
また、領収書の電子保存が可能になったことで、紙の保管スペースが不要になり、検索性も向上しました。経費の申請状況もリアルタイムで確認できるようになり、予算管理や経費分析も容易になりました。
従業員の反応も非常に良く、「経費精算の手間が大幅に減った」「承認状況がすぐに確認できるため、立替経費の精算がスムーズになった」といった声が上がっています。
このように、経費精算システムの導入は、運送業界において業務効率化、コスト削減、従業員満足度向上など、多方面にわたる効果をもたらしています。
自社の課題に合わせたシステム選定と適切な導入プロセスにより、同様の効果を得ることができるでしょう。
参考：楽楽精算｜交通費・経費精算システムによる内部統制強化事例
6．経費精算システム導入・運用のポイント
経費精算システムを導入する際には、単にシステムを選んで導入するだけでなく、業務フローの見直しや社内規定の整備、ドライバーへの教育など、総合的な準備が必要です。
また、導入後も継続的な運用改善が効果を最大化する鍵となります。ここでは、円滑な導入と効果的な運用のためのポイントを解説します。
円滑な導入のための準備
経費精算システム導入の成功には、事前の綿密な準備が欠かせません。まず、現状の業務フローを徹底的に可視化・分析し、非効率なプロセスや改善点を明確にしましょう。
この段階で、ドライバーや経理担当者など現場の声を丁寧に拾い上げることが重要です。次に、新システムに合わせた業務フローを設計し、承認ルートや権限設定、経費カテゴリの整理などを行います。
特に運送業では、燃料費や高速道路料金など特有の経費項目の設定に注意が必要です。並行して、経費に関する社内規定の整備も進めましょう。
経費の上限金額、申請期限、必要な証憑書類などをシステムに反映できるよう明確化します。また、システム導入に合わせて、法人カードやETCカードの導入も検討するとより効果的です。
ドライバーへの教育計画も重要なポイントで、年齢層やITリテラシーに配慮した研修プログラムを準備しましょう。
実際の操作画面を使ったハンズオン形式の研修や、質問対応窓口の設置など、サポート体制も整えておくことが大切です。
効果を最大化する運用のコツ
経費精算システムの導入効果を最大限に引き出すためには、導入後の継続的な運用改善が不可欠です。まず、定期的な利用状況の確認を行い、システムの活用度や操作上の問題点を把握しましょう。
特に導入初期は、ドライバーや経理担当者からのフィードバックを積極的に収集し、必要に応じてシステム設定の調整や追加教育を実施します。
例えば、特定の操作に戸惑っているドライバーが多い場合は、マニュアルの改訂や補足説明会を開催するなどの対応が効果的です。
また、蓄積された経費データを活用した経営改善も重要なポイントです。燃料費や高速道路料金のデータを分析し、コスト削減のための施策を検討しましょう。
例えば、燃費の良いドライバーの運転方法を社内で共有したり、経済的なルート選択のガイドラインを作成したりすることで、全社的なコスト意識の向上につながります。
継続的なトレーニングの実施も効果を持続させるコツです。
新入社員のシステム導入研修はもちろん、定期的なリフレッシュ研修や機能アップデート時の説明会などを計画的に実施することで、システムの活用度を高めることができます。
7．経費精算システム導入による効率化で描く運送業の未来
経費精算システムの導入は、運送業が抱える経費管理の課題を根本から解決する有効な手段です。
本記事で紹介した15の経費精算システムの中から、自社の規模や特性に合ったものを選ぶことで、ドライバーの負担軽減、管理部門の業務効率化、そして運送コストの可視化という三位一体の効果を得ることができます。
特に重要なのは、ドライバーの使いやすさを最優先に考えること、運送業特有の機能を確認すること、そして既存システムとの連携性を検討することです。
適切なシステム選定と計画的な導入準備、継続的な運用改善によって、経費精算という日常業務の効率化が企業全体の競争力強化につながります。
▼運送会社必見！おすすめシステム紹介！
人事評価・勤怠管理・採用管理の3つのシステムを運送業界向けに解説。業界固有の課題解決策と導入メリット、2024年問題への対応、企業成長促進方法、おすすめシステムの紹介もしています。ぜひ参考にしてください。
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