経費精算のプロセスが複雑だったり、ルールが曖昧だったりすると、従業員の立替払いの負担や、申請・承認の遅れにつながります。結果として、従業員の不満や生産性の低下を招くことも珍しくありません。
これは単なる経理業務の問題ではなく、従業員のエンゲージメントや社内管理に関わる重要な「人事課題」です。
この記事では、経費精算の基本的な流れから、人事部と経理部の適切な役割分担、混乱を防ぐためのルール策定、そして最新の法令対応や効率化の方法まで、人事・総務担当者が知っておくべき知識を網羅的に解説します。
- 経費精算の基本フローと、人事・経理の正しい役割分担
- 経費精算の混乱を防ぐ「経費精算規定」の作り方と必須項目
- 電子帳簿保存法やインボイス制度への対応と、業務効率化の具体的な方法
このような思いや課題をお持ちの企業様に対し、カラフルエージェントが全力でご支援いたします。
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1．そもそも経費精算とは？「経費申請」との違いを解説
業務を円滑に進めるためには、言葉の定義を正しく理解し、社内で共通認識を持つことがスタートラインとなります。
「経費申請」は事前の許可、「経費精算」は事後の処理
まず、「経費申請」と「経費精算」の違いについて見ていきましょう。
一般的に「経費の処理」と言われる場合、事後の「経費精算」を指すことが多いです。
なぜ「経費申請」と「経費精算」が混同されやすいのか
この二つが混同されやすい理由は、多くの企業で「経費申請」という言葉が、事後の「経費精算」手続きも含んだ広い意味で使われているためです。例えば、従業員が領収書を提出することを「経費を申請する」と表現するケースもよく見られます。
また、日々の交通費といった小額の経費の場合、事前の「申請」を省略し、事後の「精算」のみを行うフローが一般的であることも、混同に拍車をかけています。
2．経費精算の基本的なフローと流れ【従業員・管理者別】
経費精算のプロセスには、主に「従業員」「上長・管理者」「経理・人事」の3者が関わります。それぞれの役割と流れを整理しておきましょう。
申請者｜従業員が行う4つのステップ
交通費や備品の購入など、業務で必要になった費用を立て替えた、従業員自身が行うステップです。
承認者｜上長・管理者が行う2つのステップ
経費を申請した従業員の上司が行うステップです。申請者の日々の業務内容を最もよく把握している立場として、その経費が「本当に業務のために使われたか」「内容や金額は妥当か」といった業務実態との関連性を、経理部門の前に一次チェックする役割を担います。
処理担当者｜経理・人事が行う3つのステップ
最後に、経理や人事（処理担当者）が行う作業ステップを見ていきましょう。
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経費精算と密接に関わる給与計算業務の効率化も重要です。勤怠データと給与データ、そして経費精算データをシステム連携させることで、手作業によるミスを削減し、月次業務の大幅な時短を実現できます。
3．誰が担当？経費精算における人事・経理の役割分担
経費精算は「お金」を扱うため経理の仕事とされがちですが、実際には「人」と「ルール」に関わる人事・労務部門の協力が不可欠です。役割分担をはっきりさせることで、混乱を防ぎ、円滑な精算業務が目指せます。
主担当は「経理部門」：お金の処理と仕訳
経費精算の実行部隊としての中核を担うのは、やはり経理部門です。 主な役割は以下の通りです。
- 申請された経費が「税務上・会計上適切か」の判断
- インボイス対応等の法令要件を満たしているかチェック
- 支払い処理など
会社の財務諸表の正確性を担保する、重要な役割です。
「人事・労務部門」が関わる3つの領域（給与連携・ルール・勤怠）
経費精算業務では、人事・労務部門が「人」と「ルール」の視点から関与します。
- 給与連携と従業員情報管理
経費の払い戻しを給与と同時に行う場合、経理が算出した精算額を人事・労務部門が受け取り、給与データと連携させる必要があります。また、従業員の入退社、異動、口座情報の変更など、精算に必要なマスター情報を管理するのも人事の役割です。 - 精算ルールの策定・周知
「何が経費として認められるか」等のルールは、人事・労務管理の一環です。例えば、出張時の日当や宿泊費の上限、通勤交通費と業務交通費の区分けなどは、従業員の働き方や公平性に関わるため、人事が主体となって策定・周知すべき領域です。 - 勤怠情報との連携
「時間外のタクシー代」や「休日出勤時の交通費」などは、従業員の勤怠実績と密接に関連します。不適切な精算を防ぐためにも、勤怠データと精算データを突合する管理体制の構築も人事の大切な役割となります。
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運送業界では、経費精算と勤怠管理の連携が大きな課題です。移動の多さや不規則な勤務形態に対応しつつ、正確な労働時間管理と経費精算を行うためには、専用の勤怠管理システムの活用が有効です。
部門間の連携が業務効率化の鍵
このように、経費精算は経理と人事の業務が複雑に交差する領域です。経理は「会計・税務の正確性」を、人事は「従業員の公平性・利便性」と「社内ガバナンス」を担保する役割を担っています。
どちらか一方に業務が偏ると、チェック体制が甘くなったり、従業員の不満が溜まったりする原因となります。
■人事業務の効率化で、戦略的業務に集中できる環境づくりを
経費精算業務や採用活動の効率化により、人事担当者は本来注力すべき戦略的業務に時間を使えるようになります。特にドライバー採用においては、業界特化の専門サービスを活用することで、採用活動全体の工数を大幅に削減できます。
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4．なぜ経費精算は遅れ、混乱するのか？7割が感じる課題とは
ある調査では、会社員の約7割が経費精算業務に「わずらわしさを感じている」と回答しています。ここでは、経費精算業務にどのような課題が隠れているのか見ていきます。
参照：Sansan株式会社「経費精算業務に関する実態調査」
課題1：申請・承認のプロセスが複雑で時間がかかる
経費精算業務は、多くの関係者が関わるため、ステップが多く複雑になりがちです。紙の申請書を利用している場合、手書きや領収書の貼付、押印リレーといったアナログ作業には、非常に多くの時間がかかります。
また、申請者だけでなく承認する上長も外出先やテレワーク中では承認できず、プロセス全体のボトルネックになりやすいのも課題です。
課題2：書類の不備や差し戻しが多い
経費精算が遅れる理由の一つが、申請内容の不備による「差し戻し」です。以下のようなミスがひとつでもあると申請は承認されないため、差し戻しが多く発生します。
- 領収書の添付漏れ
- 金額の計算ミス
- 勘定科目の間違い
- 規定で認められていない経費の申請など
差し戻しが発生すると、申請者は修正作業に、承認者と経理担当者は再確認作業に、二重の時間を費やすことになります。
背景には、従業員が「経費精算規定」を正しく理解していない、あるいは規定自体が曖昧であるという問題が潜んでいます。
課題3：不正やミスのチェックが負担になっている
経費精算は、意図的かどうかに関わらず、不正やミスが発生しやすい業務です。それらを防ぐため、承認者や経理担当者は、過去の申請履歴や勤怠データ、移動経路の妥当性などを厳しくチェックする必要があります。
■例えば…
- 実際には行っていないカラ出張ではないか
- 接待交際費は水増しされていないか
- 私的な飲食代を申請していないか
- 交通費申請が通勤定期区間内ではないか、など
しかし、全件を目視でチェックするのは現実的ではありません。担当者の負担が過重になると、チェック漏れのリスクも高まるため注意が必要です。
5．混乱を防ぐ「経費精算規定」の作り方
経費精算の混乱や不公平感、不正リスクを根本から解決するためにも、明確で公平な「経費精算規定」を整備することが求められます。
なぜ経費精算に明確なルールが必要なのか
経費精算規定は、経費処理における「社内の法律」です。このルールがなければ、「Aさんの出張費は認められたのに、Bさんの似たような経費は認められなかった」といった不公平が生じ、従業員の不満やモチベーション低下につながります。
また、税務調査が入った際に、経費として適切に処理されている根拠を示すためにも、規定は必須です。明確なルールを定めて全従業員に周知徹底することは、従業員を守り、同時に会社を税務リスクから守るための防衛策となるのです。
規定に盛り込むべき8つの必須項目
経費精算規定を作成・見直しする際は、少なくとも以下の項目を盛り込んでおきましょう。
- 適用範囲
正社員、契約社員、アルバイトなど、誰を対象とするか - 経費の定義
「業務遂行上、必要な費用」など、会社が経費として認める費用の定義 - 精算できる勘定科目と具体例
交通費、出張費、接待交際費、消耗品費など、科目ごとの詳細な定義 - 各科目の上限金額
接待交際費は1人あたり5,000円まで、宿泊費の上限は1泊10,000円まで、など - 申請・承認フロー
誰が、いつまでに、どのような手順で申請・承認するか - 精算方法と支払日
立替払いか仮払か、支払日はいつかなど - 証憑の取り扱い
領収書（レシート）の提出ルール、紛失時の対応 - 不正・違反時の対応
就業規則に基づく懲戒処分の対象となる可能性がある旨
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就業規則は、経費精算規定とも密接に関連する重要な社内規定です。こちらの記事では、運送業界における就業規則作成のポイントと法改正対応について、実務に即した形で解説しています。
ケース別：出張費・接待交際費・交通費のルール策定ポイント
特にトラブルになりやすい項目については、ルールを具体的に定めておく必要があります。
■出張費
「片道100km以上の移動を伴う業務」など、出張の定義を明確にします。また、宿泊費や出張手当の上限額を、役職別などで具体的に定めます。
■ 接待交際費
税務上、厳しくチェックされる項目です。申請時に「参加者（自社・他社）」「人数」「目的」「1人あたりの金額」の記載を必須としてください。上限金額も明確に設定します。
■交通費
通勤交通費（非課税）と業務交通費（課税）の区分を明確にします。業務交通費の精算は、原則として「最安経路」とし、タクシー利用は「公共交通機関がない早朝・深夜」「重い荷物がある場合」など、利用可能な条件を具体的に定めておきます。
6．遵守必須！経費精算に関わる2つの重要法令
近年、経費精算業務は「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」という二つの大きな法改正の影響を受けています。人事・総務担当者としても、概要を押さえておきましょう。
電子帳簿保存法（領収書の電子化）への対応
2024年1月から、メールなどで受け取ったPDF領収書などの電子取引データは紙に印刷して保存することが原則禁止となり、データのまま保存することが義務化されました。
また、従業員がスマホで撮影した領収書を使った精算についても規定されており、タイムスタンプの付与や改ざん防止など、厳格な要件を満たす必要があります。
この法令に対応するため、多くの企業で経費精算システムの導入が急速に進んでいます。
インボイス制度（仕入税額控除）への対応
2023年10月に開始されたインボイス制度では、対応する領収書でなければ会社が仕入税額控除を受けられず、余分な消費税を支払うことになりかねません。
人事・総務部門は、全従業員がルールを守るよう、規定作りとともに周知徹底やチェック体制の維持に努めることが重要です。
■ドライバー採用の課題解決を専門家にお任せください
法令対応や社内規定の整備と並行して、ドライバーの採用活動も進めましょう。採用活動にかかる工数を削減し、質の高いドライバー人材を確保するためには、専門の人材紹介サービスの活用が効果的です。
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7．経費精算を抜本的に効率化する3つの方法
経費精算業務の課題を放置することは、管理部門だけでなく全従業員の生産性を低下させます。業務を抜本的に効率化するための具体的な方法を3つ紹介します。
方法1：法人カードの導入
法人カードを従業員に配布し、経費の支払いをそのカードに集約する方法です。
利用明細を経費精算システムや会計ソフトと連携させることで、ほぼ自動で仕訳処理まで完了させることも可能です。
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経費精算業務の効率化には、マイナンバーカードを活用した人事業務のデジタル化も有効です。従業員情報の一元管理や各種手続きのオンライン化により、経理・人事部門全体の業務負荷を軽減できます。
方法2：経費精算システムの活用
経費精算システムは、経費精算業務が抱える課題をまとめて解決する選択肢の一つです
「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」に対応した製品を選べば、法令遵守と効率化を同時に実現できます。
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運送業界特有の課題を解決するため、燃料費管理機能に特化した経費精算システムも登場しています。こちらの記事では、運送会社の経費精算業務を効率化する15のシステムを比較し、選定のポイントを詳しく解説します。
方法3：アウトソーシングの検討
経費精算の「チェック」や「仕訳入力」といった定型業務を、専門の外部業者に委託する選択肢もあります。経費精算システムを導入した上で、システムにアップロードされた領収書のデータと申請内容の突合チェックや、仕訳の最終確認といった実務作業を丸ごと委託します。
これにより、経理・人事の担当者は、より専門性が求められる「規定の見直し」や「予算管理」「全社的な業務改善の企画」といった、付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。
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8．経費精算に関するよくある質問（FAQ）
人事総務担当者からよく寄せられる、経費精算に関する質問とその回答を紹介します。
Q．従業員から「領収書を紛失した」という相談が多いです。
A．経費精算システムを導入するなど、プロセス自体を見直しましょう。
この問題は、従業員が「領収書を紙で保管し、後で手入力する」という煩雑なプロセスを強いられていることに起因します。
紛失者を都度指導する対症療法ではなく、スマホ撮影で申請が完了する経費精算システムを導入するなど、プロセス自体を見直すといった、根本的な解決策の観点が求められます。
人事の役割として、根本的な業務改善を経理部門に働きかけましょう。
Q．承認を溜める管理職にどう対応すべきですか？
A．遅延が常態化している管理職には個別に指導・警告を行ってください。
これは管理職の業務怠慢にとどまらず、部下の立替負担を放置することで、エンゲージメントの低下を招くおそれがあります。人事部門は勤怠データと承認ログなどを照合し、遅延が常態化している管理職には個別に指導・警告を行うと効果的です。
日頃から、経費申請の遅延が会社経営に実害を与えることを粘り強く周知徹底する「教育・広報」を心がけることが重要です。
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9．経費精算を「仕組み」で改善｜人事・総務が担う役割
この記事では、経費精算の基本フロー、人事と経理の適切な役割分担、そして混乱を防ぐためのルール策定のポイントについて網羅的に解説しました。
経費精算は単なる「経理の実務」ではなく、「従業員満足度」と「社内管理」に直結する経営管理課題です。「従業員の働きやすさ」や「組織の公正さ」という視点 から、人事・総務部門も経理部門と連携し、主体的に関与することが求められています。
会社全体の生産性と従業員エンゲージメントを高めるため、人事・経理・現場が一体となって、より透明で効率的な経費精算体制を築いていきましょう。
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