働き方改革や人手不足を背景に、適切な人員配置の重要性は増しており、就業管理システム市場は拡大を続けています。
一方で、Excelでのシフト管理を続けている企業も少なくありません。これは、運用を続けるうえでの手間やリスクも大きく、作成に時間を要するだけでなく、ヒューマンエラーや法令違反につながるおそれもあります。
本記事では、シフト管理が抱える課題を明らかにし、その解決策となるシフト管理システムのメリットや選び方のポイントを解説します。ぜひ自社に合ったツール選定の参考にしてください
参照：株式会社アイ・ティ・アール「ITRが就業管理市場の提供形態別市場規模推移および予測を発表」
- Excelによるシフト管理が抱える具体的な課題
- シフト管理システム導入による業務効率化やコスト削減のメリット
- 自社のニーズに合ったシフト管理システムの選び方と具体的なツール
このような思いや課題をお持ちの企業様に対し、カラフルエージェントが全力でご支援いたします。
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1．シフト管理とは？勤怠管理との違い
シフト管理とよく似た言葉に、「勤怠管理」があります。違いをみていきましょう。
| 目的 | 具体的な業務内容 | |
|---|---|---|
| シフト管理 | 適切な時間帯に必要な人数を確保 | 従業員の勤務日時や時間帯、休日を管理し、適切な人員配置を行う |
| 勤怠管理 | 給与計算や法令遵守 | 従業員の出退勤時刻、休憩、欠勤、休暇取得状況などを記録し、労働時間を正確に把握する |
シフト管理は「これからの働き方を計画・管理する」業務であり、勤怠管理は「実績としての働き方を記録・管理する」業務である、と捉えると分かりやすいでしょう。
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シフト管理の課題と解決策について詳しく知りたい方は、こちらの記事もおすすめです。長時間労働や不規則な勤務形態への対応など、9つのツールとともに解説しています。
2．いまだにExcel？多くの企業が抱えるシフト管理の課題
ある調査では、シフト管理を紙やExcelで行っている企業が7割を超えるという結果が出ています。
しかし、事業規模の拡大や働き方の多様化が進むなか、こうした手作業による管理には限界が見え始めています。
参照：株式会社クロスビット「紙とExcelによる運用が7割超・「労働現場DX」の空白地帯が浮き彫りにー全国1,242社を対象に「シフト管理」の実態を調査」
課題1：作成に時間がかかりすぎる
手作業によるシフト作成は、時間と手間のかかる業務です。従業員一人ひとりの希望休日や勤務可能時間を確認し、それらをパズルのように組み合わせて調整する作業は、担当者の大きな負担となっています
特に、急な欠員が出た際の調整は煩雑を極め、本来集中すべき他のコア業務の時間を圧迫することも少なくありません。
課題2：人的ミスが発生しやすい
Excelでのシフト管理は、手入力やコピー＆ペーストが基本となるため、人的ミスが起こりやすいという弱点があります。入力間違いによる人員不足や、数式のエラーによる不正確な労働時間計算は、現場の混乱や従業員間の不公平感に直結するでしょう。
こうしたミスは、サービスの質の低下を招くだけでなく、従業員のモチベーション低下や、最悪の場合、顧客からの信頼を失う原因にもなり得るのです。
課題3：従業員の希望調整が複雑
従業員の希望をすべて公平に反映させることは、シフト管理において難しい課題の一つです。特に、希望休の提出方法が紙や口頭、メールなどバラバラだと、収集と管理だけで大変な労力が必要になります。
また、従業員数が増えるほど調整は複雑になり、担当者の負担は増大します。
希望が通りにくい状況が続けば、従業員の不満が高まり、エンゲージメントの低下や離職につながるリスクも無視できません。
課題4：労働基準法など法令遵守のリスク
働き方改革関連法の施行により、企業にはより厳格な労働時間管理が求められています。時間外労働の上限規制や、年5日の年次有給休暇取得義務などを遵守したシフトを作成する必要があり、これらを手作業で完璧に管理するのは困難です。
厚生労働省も、シフト制で働く労働者の適切な雇用管理に関する注意喚起を行っています。気づかないうちに労働基準法「第36条 時間外労働の上限規制」等に違反してしまうリスクもあるため、十分な管理が求められます。
第36条 時間外労働の上限規制とは
通称「36協定（さぶろくきょうてい）」。労働基準法第36条に基づく労使協定を指す。
法律で定められた労働時間（1日8時間・週40時間）を超えて、従業員に残業や休日労働をさせる場合は書面による協定を結ばなくてはならない。
この協定がない状態での残業や休日労働は、すべて違法となる。
参照:構成労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」
参照：厚生労働省「「シフト制」労働者の雇用管理を適切に行うための留意事項」
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3．シフト管理システムを導入する4つのメリット
ここでは、シフト管理システムの導入がもたらす具体的なメリットを4つの側面から解説します。
メリット1：シフト作成業務の自動化・効率化
シフト管理システムを導入することで、従業員・管理者ともにシフト作成にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
スマートフォンなどから
希望シフトを簡単に提出可能
従業員の希望やスキル、規制等を考慮しシステムが自動でシフトを作成
これにより、担当者は複雑な調整業務から解放され、採用や教育といった、より付加価値の高い業務に集中する時間がつくれるのです。
メリット2：人件費の可視化と最適化
多くのシフト管理システムには、作成したシフトに基づいて人件費を自動で算出・予測する機能が備わっています。
これにより、勘や経験に頼っていた人員配置をデータに基づいて行えるようになり、無駄な人件費の削減と店舗や事業所の収益性向上に直接的に貢献します。
日別や時間帯別の売上予測と連携し、過不足のない最適な人員配置をシミュレーションすることも可能です。
メリット3：従業員満足度の向上
シフト管理システムの導入は、従業員の働きやすい環境作りにも貢献します。
■具体的には…
- どこでも希望シフトの提出や確定シフトの確認ができる
- シフト変更の依頼や共有がスムーズに行える
- 希望が公平に反映されやすくなる
これらの変化を通じて働き方に対する納得感が高まり、従業員エンゲージメントや定着率の向上が期待できるでしょう。
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定着率を向上させるための具体的な対策について知りたい方は、こちらの記事が参考になります。離職の主な原因を徹底分析し、労働環境の改善から評価制度の構築まで、7つの効果的な定着対策を詳しく解説しています。
メリット4：コンプライアンスの強化
シフト管理システムは、労働基準法などの法規制に対応して設計されています。以下のような項目を自動でチェックし、法令違反のリスクがある場合にはアラートで通知します。
- 時間外労働の上限規制
- 休憩時間の有無
- 有給休暇の取得義務など
これにより、担当者が常に法律を意識しなくても、コンプライアンス違反のリスクを未然に防ぐことができるのです。
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働き方改革の具体的な推進方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。実践的な施策から、労働時間管理の改善、多様な働き方の導入まで詳しく解説しています。
4．シフト管理システムの選び方｜失敗しない5つのポイント
自社に最適なシフト管理システムを選ぶためには、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、導入後に後悔しないための5つの選定ポイントを解説します。
ポイント1：自社の業種・規模に合っているか
シフト管理システムは、飲食店、小売業、介護・医療業界など、特定の業種に特化したものも多く存在します。
■具体的には…
- 飲食店⇒繁忙時間帯の売上予測と連携できる機能
- 介護業界⇒資格やスキルに応じて配置できる機能
- 小売業⇒複数店舗間の応援依頼がスムーズに行える機能、など
システムを選ぶ際は、自社のニーズに対応できるかを確認するとともに、従業員数や店舗数に見合った料金プランが用意されているかもチェックしましょう。
ポイント2：必要な機能が搭載されているか
ヘルプ募集機能や多言語対応など、システムによって搭載されている機能は様々です。まずは自社がシフト管理において「何を解決したいのか」という課題を明確にし、その解決に必要な機能が過不足なく搭載されているかを確認しましょう。
多機能であればあるほど良いというわけではなく、不要な機能が多いとかえって操作が複雑になる場合もあるため、注意が必要です。
ポイント3：誰でも使いやすい操作性か
システムは、管理者だけでなく全従業員が利用するものです。スムーズに運用を開始できるよう、選定時には次のポイントを確認しましょう。
- ITツールに不慣れな従業員でも直感的に操作できるか
- スマートフォンアプリの使い勝手は良いか
- 従業員が使用する言語に対応しているか、など
多くのシステムでは無料トライアル期間が設けられています。導入前に実際に複数の従業員に試してもらい、操作性を確認することで、導入後のスムーズな定着に繋がります。
ポイント4：他のシステム（勤怠・給与計算）と連携できるか
シフト管理システムは、既に使用している勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携させることで、業務効率を大きく向上できます。
シフト情報を基に勤怠データが自動で記録され、給与計算まで一気通貫で行えるようになれば、転記作業や手入力によるミスを防ぎ、人事労務業務全体を大幅に効率化できるでしょう。
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こちらの記事では、トラック業界に特化した勤怠管理システムについて詳しく解説しています。デジタコ連携やGPS打刻など、運送業界特有の課題に対応した5つのシステムを徹底比較し、実践的な活用方法を解説しています。
■システム導入と合わせて、人材確保の課題も解決しませんか？
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ポイント5：サポート体制は充実しているか
ベンダーのサポート体制も重要な選定基準です。以下のようなサービスが用意されているか、事前に確認しましょう。
- 導入時の初期設定サポート
- 運用開始後の問い合わせ対応
- 導入時の従業員向け研修サービスの有無、など
電話やメール、チャットなど、どのようなサポート窓口があるか、対応時間はどうなっているかなども確認してください。
導入実績が豊富で、自社と同じ業界の事例を持つベンダーであれば、より実践的なアドバイスが期待できるでしょう。
5．【比較表】おすすめのシフト管理システム15選
ここでは、数あるシフト管理システムの中から、特におすすめの15製品を「無料で始められる」「多機能・高機能」「特定業界に特化」の3つのカテゴリに分けてご紹介します
■無料で始められる
| システム名 | 無料プラン | 特徴 | こんな企業におすすめ |
|---|---|---|---|
| oplus | 10名まで | シンプルな操作性、LINE連携 | 従業員10名以下で、コストをかけずに管理したい企業 |
| Airシフト | お試しあり | ヘルプ募集機能、Airレジ連携 | 飲食店や小売店で、急な欠員補充やAirレジ利用中の企業 |
| R-GROUP | 人数制限あり | グループウェア機能搭載 | シフト管理と情報共有を一つのツールで完結させたい企業 |
| シェアフルシフト | 要問合せ | LINEでの提出・確認に特化 | アルバイト・パート従業員が多く、LINEでの連絡が中心の企業 |
| はたLuck | お試しあり | マニュアル共有、連絡ノート機能 | 多店舗展開のサービス業で、情報伝達も効率化したい企業 |
■多機能・高機能
| システム名 | 無料プラン | 特徴 | こんな企業におすすめ |
|---|---|---|---|
| jinjer勤怠 | お試しあり | 人事データ一元管理、分析機能 | 人事データを一元化し、タレントマネジメントにも活用したい企業 |
| KING OF TIME | お試しあり | 豊富な打刻方法、カスタマイズ性 | 独自の勤務形態が多く、柔軟な設定が必要な中〜大企業 |
| ジョブカン勤怠管理 | お試しあり | 機能選択式、シリーズ累計実績No.1 | 必要な機能だけを選び、スモールスタートしたい成長企業 |
| マネーフォワード クラウド勤怠 | お試しあり | 会計・給与とのシームレスな連携 | MFクラウドを利用中で、バックオフィス全体を効率化したい企業 |
| スマレジ・タイムカード | 機能制限あり | POSレジ「スマレジ」と完全連携 | 「スマレジ」を導入済で、売上と連動した人員配置をしたい企業 |
| TeamSpirit | お試しあり | 工数管理、経費精算も統合 | 工数管理や経費精算も含め、勤怠管理を一元化したい企業 |
| AKASHI | お試しあり | 36協定アラートなど法令対応に強み | 36協定など、コンプライアンス遵守を特に重視したい企業 |
■特定業界に特化
| システム名 | 無料プラン | 特徴 | こんな企業におすすめ |
|---|---|---|---|
| shiftmation | お試しあり | 医療・介護特化（常勤換算など） | 複雑な配置基準や常勤換算が必要な医療・介護事業者 |
| アールシフト | 要問合せ | 小売・サービス業特化（人時生産性） | 人時生産性を分析し、最適な人員配置を行いたい小売・サービス業 |
| VWS | 要問合せ | コールセンター特化（スキル管理） | スキルベースでの人員配置が求められるコールセンター |
以下で詳しく見ていきましょう。
【無料で始められる】シフト管理システム5選
まずはコストを抑えて導入したい企業向けに、無料プランがある・または安価に導入可能なシステムを紹介します。
oplus（オプラス）
画像：「oplus（オプラス）」公式サイトより引用
従業員10名までなら、基本機能を完全無料で利用できる点が最大の魅力です。直感的な操作画面とLINE連携機能により、ITツールが苦手なスタッフでも簡単に希望シフトの提出や確認ができるでしょう。
【特徴】
- 10名まで完全無料
- シンプルな操作性
- LINEでのシフト提出・確認
従業員数が10名以下の小規模な店舗や事業所におすすめです。
Airシフト
画像：「Airシフト」公式サイトより引用
リクルートが提供するシフト管理サービスです。同じAirシリーズのPOSレジ「Airレジ」と連携し、売上予測に基づいた最適な人員配置を支援します。急な欠員時に他店舗や近隣の系列店にヘルプを募集できる独自の機能も強みです。
【特徴】
- Airレジとのデータ連携
- 独自のヘルプ募集機能
- リクルートIDでの簡単ログイン
すでにAirレジを導入している飲食店や小売店におすすめです。
R-GROUP
画像：「R-GROUP」公式サイトより引用
シフト管理機能だけでなく、社内SNS、スケジュール管理、ファイル共有といったグループウェア機能も標準搭載しています。シフトの共有と同時に、業務連絡や情報共有も一つのプラットフォームで完結させられるため、コミュニケーションの効率化も期待できるでしょう。
【特徴】
- グループウェア機能搭載
- 人数制限付きの無料プラン
- 社内SNSでの情報共有
スタッフ間の情報共有やスケジュール管理も同時に効率化したいと考えている企業に最適です。
シェアフルシフト
画像：「シェアフルシフト」公式サイトより引用
LINEを活用したシフト管理に特化しており、従業員は普段使い慣れたLINEアプリ上で希望シフトの提出、確認、変更依頼が完結します。管理者は専用の管理画面で一元管理できるため、スムーズな導入と業務効率化を実現します。
【特徴】
- LINEでの操作完結
- アルバイト・パート中心の職場に最適
- プッシュ通知でのリマインド
アルバイトやパートスタッフが多く在籍し、普段の業務連絡をLINEで行っている飲食店や小売業に最適です。
はたLuck
画像：「はたLuck」公式サイトより引用
シフト管理機能に加え、「連絡ノート」機能や業務マニュアルの共有、動画研修機能など、店舗運営を支援する機能が充実しています。スタッフの教育や情報伝達といった、シフト以外の現場課題も同時に解決できる点が特徴です。
【特徴】
- 店舗運営支援機能が充実
- 連絡ノートやマニュアル共有
- 多店舗展開のサービス業に強み
シフト管理と同時に、店舗間の情報共有やスタッフ教育も効率化したい企業におすすめします。
【多機能・高機能】シフト管理システム7選
勤怠管理や予実管理など、高度な機能を求める企業向けに、多機能なシステムを紹介します。
jinjer（ジンジャー）勤怠
画像：「jinjer（ジンジャー）勤怠」公式サイトより引用
シフト管理を含む勤怠管理だけでなく、人事管理、給与計算、経費精算など、人事労務領域のデータを「jinjer」シリーズで一元管理できる点が特徴です。蓄積されたデータを分析し、戦略的な人員配置やタレントマネジメントに活かすことができます。
【特徴】
- 人事労務データを一元管理
- 豊富な分析機能
- 他jinjerシリーズとの連携
将来的には人事評価やタレントマネジメントまで、人事領域のDXを推進したい企業におすすめです。
KING OF TIME
画像：「KING OF TIME」公式サイトより引用
業界トップクラスの導入実績を誇る勤怠管理システムです。PC、スマホ、ICカード、生体認証など多彩な打刻方法に対応しています。また、複雑な勤務形態や独自の就業規則にも柔軟に対応できる高いカスタマイズ性が魅力で、多くの業種・規模の企業に適合します。
【特徴】
- 業界トップクラスの導入実績
- 多彩な打刻方法
- 柔軟なカスタマイズ性
従業員数が多く、正社員、パート、派遣など様々な勤務形態が混在する中規模から大規模の企業に最適
ジョブカン勤怠管理
画像：「ジョブカン勤怠管理」公式サイトより引用
シリーズ累計20万社以上の導入実績を持つ、人気の高いシステムです。シフト管理機能単体から導入でき、必要に応じて給与計算や労務管理など他の「ジョブカン」シリーズ機能を追加できます。
【特徴】
- シリーズ累計20万社以上の実績
- 必要な機能だけを選んで導入可能
- シンプルな操作画面
会社の成長に合わせて利用する機能やシステムを拡張していきたい企業におすすめです。
マネーフォワード クラウド勤怠
画像：「マネーフォワード クラウド勤怠」公式サイトより引用
会計ソフトで有名なマネーフォワードが提供する勤怠管理システムです。「マネーフォワード クラウド給与」や「会計」とシームレスに連携し、勤怠データから給与計算、会計処理までを自動化できます。これらの連携により、バックオフィス業務全体の効率化に大きく貢献します。
【特徴】
- MFクラウドシリーズとの強力な連携
- バックオフィス業務を自動化
- IPO準備企業にも対応
既にマネーフォワード クラウドの会計ソフトや給与計算ソフトを利用している企業に最適です。
スマレジ・タイムカード
画像：「スマレジ・タイムカード」公式サイトより引用
高機能POSレジ「スマレジ」と連携する勤怠管理システムです。スマレジの売上データと勤怠データをリアルタイムで連携させ、売上に対する人件費率（FLコスト）を可視化できます。データに基づいた収益性の高い人員配置が実現できるでしょう。
【特徴】
- POSレジ「スマレジ」と完全連携
- 人件費率のリアルタイム可視化
- 基本機能が無料プランで利用可能
売上データに基づいた、より戦略的なシフト作成を行いたい企業に最適です。
TeamSpirit
画像：「TeamSpirit」公式サイトより引用
勤怠管理やシフト管理だけでなく、工数管理（プロジェクト別の作業時間管理）や経費精算、電子稟議までをワンストップで提供するプラットフォームです。Salesforce基盤上で動作するため、拡張性やセキュリティにも優れています。
【特徴】
- 工数管理や経費精算も統合
- Salesforce基盤での高い信頼性
- プロジェクト型ビジネスに対応
IT企業やコンサルティング業など、プロジェクト単位で動くことが多い企業に最適です。
AKASHI
画像：「AKASHI」公式サイトより引用
ソニービズネットワークスが提供する勤怠管理システムです。特にコンプライアンス対応に強みを持ち、36協定の時間外労働アラート機能や有給休暇の管理簿作成など、法改正に迅速に対応します。
【特徴】
- コンプライアンス機能が充実
- 使いやすいインターフェース
- 法改正への迅速な対応
法令違反のリスクを徹底的に排除したい、コンプライアンス意識の高い企業におすすめです。
【特定業界に特化】シフト管理システム3選
専門的な勤務形態や管理が求められる業界向けのシステムを紹介します。
shiftmation（シフトメーション）
画像：「shiftmation（シフトメーション）」公式サイトより引用
医療・介護業界の複雑な勤務形態に特化しています。常勤換算や人員配置基準、夜勤回数の上限設定など、専門的な要件を自動でチェックし、法令を遵守したシフト作成を支援します。
【特徴】
- 医療・介護業界に特化
- 常勤換算や配置基準の自動計算
- 法令遵守アラート機能
人員配置基準や常勤換算といった専門的な管理が求められる医療・介護事業者に最適です。
アールシフト
画像：「アールシフト」公式サイトより引用
スーパーマーケットやアパレルなど、小売・サービス業に特化したシステムです。過去の売上データや客数予測から必要な人員数を算出し、人時生産性（スタッフ1人あたりの売上）を最大化する「最適」なシフトを自動作成することに強みを持っています。
【特徴】
- 小売・サービス業に特化
- 人時生産性を最大化
- 売上予測と連動した自動作成
データに基づいて無駄のない人員配置を行いたい小売業やサービス業に最適です。
VWS（Value Work Shift）
画像：「VWS（Value Work Shift）」公式サイトより引用
コールセンターやコンタクトセンターの運営に特化したシフト管理システムです。オペレーターのスキルや習熟度、稼働率などを細かく設定し、入電予測（コール予測）に基づいた最適な人員配置を支援します。
【特徴】
- コールセンター運営に特化
- オペレーターのスキルベース管理
- 入電予測との連携
応答率の向上と運営効率化を両立させたいコールセンター運営企業に向いています。
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タクシー業界に特化した勤怠管理システムの選び方について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。隔日勤務や歩合給の計算など、タクシー業界特有の複雑な勤務形態に対応した7つのシステムを徹底比較しています。
■優秀なドライバーを確保して、シフト管理を安定化させませんか?
シフト管理システムを導入しても、人材が不足していては効果を最大化できません。カラフルエージェント ドライバーなら、面接調整から条件交渉まで一貫してお任せいただけます。離職防止のアフターサポートも充実しているため、安定したシフト運用が実現できます。
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6．シフト管理システム導入に関するよくある質問
シフト管理システムの導入を検討する際に、人事総務担当者からよく寄せられる質問と、その回答をまとめました。
Q. 導入までにかかる期間は？
A．システムによって異なりますが、早ければ即日から数週間程度で導入可能です。
システムの規模やカスタマイズの有無によって異なりますが、クラウド型のシステムであれば、最短即日から数週間程度で導入が可能です。従業員情報や就業規則の設定が必要になるため、事前に必要な情報を整理しておくとスムーズに進みます。
導入サポートが提供されているサービスも多いため、積極的に活用しましょう。
Q. Excelのデータを移行できますか？
A．Excelのデータ移行に対応しているシステムがほとんどです。
多くのシステムでは、従業員情報などをCSVファイル形式で一括インポートする機能が備わっています。現在Excelで管理しているデータを、システムのフォーマットに合わせて加工することで、スムーズに移行できます。
移行方法の詳細は、各サービスのサポートデスクに確認することをおすすめします。
Q. セキュリティは大丈夫ですか？
A．システムによりセキュリティレベルは異なります。
クラウド型のシステムを選ぶ際は、セキュリティ対策が万全かを必ず確認しましょう。次の項目をチェックして、安心して利用できるシステムか判断してください。
- 通信の暗号化（SSL/TLS）
- IPアドレス制限
- データのバックアップ体制
- プライバシーマークの取得有無など
信頼できるベンダーが提供する、実績のあるシステムを選ぶことが安心に繋がります。
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セキュリティ問題を始めとした労働トラブルを未然に防ぎたい方は、こちらの記事が参考になります。2024年法改正に対応した具体的な予防策から、トラブル発生時の適切な対応手順まで、実践的なガイドです。
7．シフト管理システムで実現する働きやすい職場
本記事では、シフト管理における課題から、システム導入のメリット、そして自社に合ったシステムの選び方までを網羅的に解説しました。
Excelによる手作業のシフト管理は、時間的コストやミスの発生だけでなく、コンプライアンス違反という大きなリスクもはらんでいます。シフト管理システムの導入は、業務効率化にとどまらず、従業員満足度の向上や戦略的な人員配置を実現する重要な投資といえるでしょう。
本記事を参考に、自社に最適なシステムを選定し、より良い組織運営に向けた一歩を踏み出してください。
■ドライバー採用の課題を解決しませんか？
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